Was ist SAP (Business) Workflow?

Der SAP Business Workflow ermöglicht die Gestaltung und Ausführung von Geschäftsprozessen innerhalb von SAP-Anwendungssystemen: Workflow-Prozesse werden als Content in der SAP Business Suite ausgeliefert. Darüber hinaus können Kunden nicht nur die von SAP bereitgestellten Workflows erweitern, sondern auch eigene Workflows erstellen. Der SAP Business Workflow ist das Herzstück des SAP-Systems.

Durch die Integration mit dem Organisationsmanagement und dem Standard SAP NetWeaver Business Intelligence für Reporting und Analyse lassen sich damit die Geschäftsprozesse verwalten, die zur Organisation, der Anwendung und zur Überprüfung und Einhaltung von Geschäftsprozessen passen.

Was ist SAP (Business) Workflow?

Mit dem SAP Business Workflow können einfache Freigabe- oder Genehmigungsverfahren oder komplexere Geschäftsprozesse wie die Erstellung eines Materialstamms und die damit verbundene Koordination der beteiligten Abteilungen definiert werden. Der Workflow wird zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt, was wiederum manuelle Arbeit reduziert und die Überwachungsfähigkeit ermöglicht.

Der SAP Business Workflow ist besonders geeignet für:

• Situationen, in denen Arbeitsprozesse wiederholt durchlaufen werden müssen, oder
• Situationen, in denen der Geschäftsprozess die Beteiligung einer großen Anzahl von Beteiligten in einer bestimmten Reihenfolge erfordert.
• Situationen, in denen auf Fehler und Ausnahmen in anderen, bestehenden Geschäftsprozessen reagiert werden muss.

Wie funktioniert SAP (Business) Workflow?

Der Workflow umfasst im Wesentlichen:

Ereignisse

Ereignisse werden erstellt, um Statusänderungen für ein Anwendungsobjekt zu melden und eine Reaktion auf die Änderungen zu ermöglichen (z.B. Material XYZ angelegt). Diese Ereignisse können als auslösende Ereignisse für Ihre Workflows verwendet werden.

Aufgaben

Eine Aufgabe enthält eine Aufgabenbeschreibung und die Verbindung zur Anwendungslogik über die Methode zu einem Business-Objekt (z.B. Bestellung anlegen). Um eine Aufgabe produktiv nutzen zu können, muss die Aufgabe den möglichen Bearbeitern zugeordnet werden. Für eine differenzierte Steuerung können die SAP-Aufgabe und die kundenspezifische Aufgabe verwendet werden.

Objekt

Der SAP Business Workflow leitet das Dokument an verschiedene Personen weiter, die bestimmte Aktivitäten ausführen und das Ziel des Workflows kann in einen Objekttyp aufgenommen werden. Ein Objekt kann als eine Struktur mit bestimmten Daten und einer gewissen Logik betrachtet werden (Zum Beispiel ist FORMABSENC ein Objekt in SAP, das für die Urlaubsmeldung verwendet werden kann).

Business Workplace & Work Item

Business Workplace ist ein Arbeitsbereich, mit dem ein SAP-Benutzer Geschäftsprozesse durchführen kann. Der Posteingang kann beispielsweise der Arbeitsplatz sein, an dem der Manager eine Anforderung erhält. Die Anforderung, die der Manager in diesem Posteingang erhält, wird als Arbeitsposition bezeichnet. Der Manager kann sie öffnen, die Details überprüfen und genehmigen.

Agent

Ein Agent ist eine Person, die ein Workitem ausführt (zum Beispiel der Manager, der die Anfrage genehmigt).

Im Wesentlichen kann der SAP Business Workflow zusammengefasst werden als:

• Die Workflow-Engine automatisiert Geschäftsprozesse.
• Der Workflow kann durch ein Ereignis ausgelöst werden.
• Die Workflow-Definition besteht aus einer Abfolge von Schritten.

Jeder Schritt kann eine Aktivität (oder eine Aufgabe) sein. Die Aufgabe wiederum bezieht sich auf eine Methode zur Implementierung einer bestimmten Logik. Die Schritte können sich auch auf die Benutzerentscheidung und andere programmatische Kontrollen beziehen.

Die Laufzeitdarstellung des Schrittes wird als Workitem bezeichnet. Dieses Workitem befindet sich im Eingang (Business Workplace) des dem Schritt zugeordneten zuständigen Bearbeiters.

Eigenschaften und Besonderheiten von SAP (Business) Workflow

SAP stellt mehrere Workflows zur Verfügung, die vordefinierte Geschäftsprozesse abbilden (z.B. Freigabe einer Bestellanforderung). Der SAP-Workflow automatisiert die Geschäftsprozesse (z.B. “Urlaubsantrag genehmigen”, “Bestellung aufgeben”) und kann als anwendungsübergreifendes Werkzeug über verschiedene Module von SAP hinweg eingesetzt werden. Die SAP-Workflows können auch als Vorlage für neue Workflow-Entwicklungen verwendet werden.

Der SAP Business Workflow ist auch in die komponentenübergreifende SAP Business Process Management (BPM) der Exchange Infrastructure (XI) integriert. Ein Workflow kann Nachrichten an einen Geschäftsprozess senden und umgekehrt können Nachrichten aus einem Geschäftsprozess in einem Workflow verarbeitet werden.

Der SAP Business Workflow bietet eine Reihe von Werkzeugen zur Definition und Analyse von Workflows sowie zur Überwachung des Betriebs.
Der Workflow Builder dient zum Anzeigen und Ändern von Workflows. Du kannst hiermit die von SAP ausgelieferten Workflows geringfügig erweitern und diese als Workflow-Konfiguration speichern.

Wenn Du Workflow-Entwickler bist, kannst Du Workflows auch im Szenario-Editor modellieren, die dann von einem Geschäftsprozessspezialisten in der Manage Workflows App verwaltet und bei Bedarf geändert werden können.
Mit der WebFlow-Funktion kannst Du Workflows über Unternehmensgrenzen hinweg erweitern. Die benötigten Daten können als XML-Dokumente versendet werden. Der SAP Business Workflow kann auch auf geeignete eingehende XML-Dokumente reagieren.

Im Business Object Builder kannst Du Business-Objekttypen definieren und analysieren. Der Workflow greift zur Laufzeit über die wiederverwendbaren Aufgaben auf die einzelnen Business-Objekte zu. Der Business Workflow Explorer gibt Dir einen Überblick über alle vorhandenen Aufgaben.

Als Administrator von Workflow-Systemen stehen Dir verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Du die aktuellen Workflows steuern und analysieren kannst. Der Systemadministrator des Workflow-Systems wird vom System automatisch über Probleme informiert.

Wo kann ich mit SAP (Business) Workflow Skills arbeiten? Mit welchem Gehalt kann ich rechnen?

SAP Business Workflow Experten sind gesucht. Das macht sich auch bei den Gehältern bemerkbar. Unternehmen profitieren von der Effizienz ihrer Systeme und die Workflows tragen entscheidend zu den Vorteilen des ERPs bei. Du kannst in diesem Bereich mit Einstiegsgehältern von rund EUR 90.000/jährlich rechnen.

Fazit

Der effektive Einsatz von SAP Workflow ermöglicht die Integration der unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse (Genehmigungshierarchien, Geschäftsregeln) mit den weltweit etablierten Best Practices, die das ERP zu implementieren versucht. Die Abbildung dieser Prozesse in das SAP System ist eine Aufgabe der SAP Business Workflows. Experten auf diesem Gebiet sind gesucht und werden attraktiv vergütet.