Was sind Lastenheft und Pflichtenheft in der Softwareentwicklung?

Definition, Aufbau und Elemente von Lastenheft und Pflichtenheft

Unternehmen sind heute gezwungen, wollen sie wirtschaftlich und effizient sein, ihre Prozesse immer weiter zu optimieren. Deshalb sollte jedes Unternehmen über ein eigenes Prozessmanagement verfügen beziehungsweise sich einen Dienstleister ins Boot holen, der über die notwendige Erfahrung mit Prozessoptimierungen verfügt. Einen wichtigen Teilbereich des Prozessmanagements stellen Lastenheft und Pflichtenheft dar. Lasten- und Pflichtenhefte kommen häufig im Bereich der Informationstechnologie zum Einsatz.

Definition Lastenheft

Als erstes soll der Begriff des Lastenheftes näher erläutert werden. Lastenhefte beschreiben in ausführlicher Art und Weise die Anforderungen, die an ein System oder eine Leistung gestellt werden. Wie System oder Leistung konkret technisch umgesetzt werden beziehungsweise welches Verfahren zur Herstellung verwendet wird, ist nicht Inhalt des Lastenheftes. Dies ist die Aufgabe des Pflichtenheftes. Das Lastenheft stellt lediglich die Grundlage des Konzepts dar. Laut Definition beschreibt das Lastenheft die “…festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages”. Ein Lastenheft wird immer vom Auftraggeber erstellt. Genau deshalb enthält es auch keine genauen Angaben über die Umsetzung. Das Lastenheft wird an einen oder mehrere Auftragnehmer verschickt, die daraus dann ein Pflichtenheft entwickeln. Im Lastenheft stehen bestimmte Ziele und Anforderungen, die der Auftragnehmer bei der Erstellung des Pflichtenheftes berücksichtigen muss. Für den einfachen und schnellen Gebrauch existieren spezielle Standardformen des Lastenheftes, die die Mindestanforderungen an ein Lastenheft enthalten. Meist erfolgt die Beschreibung der Anforderungen in einzelnen, nummerierten Absätzen. Zur besseren Übersicht können Bilder oder Grafiken hinzugefügt werden.

Wie wird ein Lastenheft erstellt?

Für die Erstellung eines Lastenheftes ist es am besten, wie bereits erwähnt, Abschnitt für Abschnitt vorzugehen.

Was gehört in ein Lastenheft?

Was in das Lastenheft gehört, wird in vielen Definitionen genau beschrieben. Grundsätzlich gehören in das Lastenheft genaue Zielbestimmungen und Spezifizierungen das Produkt oder die Leistung betreffend. Weitere Bestandteile sind die erforderlichen Funktionen, die Leistung oder Produkt erfüllen müssen. Vertragliche Parameter und Qualitätsanforderungen an Produkt oder Leistung runden den Inhalt eines Lastenheftes ab. Je nach Leistung oder Produkt kann ein Lastenheft durchaus einen Umfang von bis zu 30 A-4-Seiten haben.

Einführung/Vorstellung des Lastenheftes

Die Vorstellung vom Lastenheft beinhaltet die Zusammenfassung des Projekts. In ihr müssen die wichtigsten Eckdaten und für das Projekt relevanten Informationen enthalten sein. Ebenfalls enthalten müssen die beteiligten Ansprechpartner beziehungsweise Bereiche, sowohl extern als auch intern sowie ein ungefährer Zeitplan und der Kostenrahmen enthalten sein.

Ist-Zustand/ Ausgangslage

Die Ausgangslage schildert die Beschreibung des Istzustands im Geschäftsbereich. Beispielsweise bei einer Anwendung im IT-Bereich wird aufgelistet, wie viele Mitarbeiter mit einer Anwendung arbeiten, wie hoch die Anzahl der Einträge ist oder wie viele Kundenanfragen in einer bestimmten Zeiteinheit bearbeitet werden.

Soll-Zustand/ Zielsetzung

In der Zielsetzung werden die Erwartungen des Unternehmens hinsichtlich des Projekts formuliert. Was soll die neue Anwendung künftig leisten, sollen Einsparpotentiale erreicht werden, sind mögliche Themen, mit denen sich der Punkt Zielsetzung beschäftigt. Praktischerweise sollte die Zielsetzung so genau wie möglich sein, auch wenn sie meist am Anfang des Projekts allgemein formuliert ist. Ist sich ein Unternehmen bei der Erstellung eines Lastenheftes noch nicht sicher, welche genauen Ziele verfolgt werden, lassen sich diese auch in Soll- und Kann-Lösungen aufteilen.

Abgrenzungen

Wichtig ist, im Lastenheft zu formulieren, was nicht erfolgen soll, also den genauen Unterschied zwischen IST- und Soll-Zustand herzustellen.

Schnittstellen/ andere interne oder externe Bereiche

Gibt es Schnittstellen zu anderen internen oder externen Bereichen, ist eine wichtige Frage, denn es kann sein, dass in das Projekt weitere Mitarbeiter oder Auftragnehmer involviert sein müssen. Generell ist es in Unternehmen üblich, dass bei der Erstellung eines Lastenheftes die Rechtsabteilung oder auch das Controlling involviert sind.

Technische Rahmenbedingungen

Zu den technischen Rahmenbedinungen gehören beispielsweise die vorhandene Soft- und Hardware, Materialien, Maschinen und Anlagen und vieles mehr. Was genau Inhalt der technischen Rahmenbedingungen ist, ergibt sich aus dem Thema des Lastenheftes.

Einsatz/ praktische Anwendung

Für den Ablauf eines Projekts im Rahmen Lasten- und Pflichtenheft ist es wichtig, auch die entsprechenden Kapazitäten vorzuhalten. Dazu gehören die Anzahl der Projektmitarbeiter, Räumlichkeiten, Softwareanwendungen, Test- und Schulungsräume. Ebenfalls beachtet werden muss, dass das Projekt den laufenden Betrieb im Unternehmen nicht stört.

Terminplan/ Projektrahmen

Ein wichtiger Begriff im Projektmanagement ist ein sog. “Meilenstein”. Meilensteine bezeichnen wichtige Termine, zu denen das Projekt der Geschäftsführung vorgestellt oder zu dem ein bestimmter Teil des Projekts beendet sein muss. Für den Terminplan ist es üblich, eine grafische Darstellung einzusetzen.

Kostenrahmen/ was darf das Projekt kosten

Mit einem Kostenrahmen steckt der Auftraggeber den finanziellen Rahmen fest. Es sagt aus, welches Budget zur Verfügung steht. Auftragnehmer sind also gut beraten, den finanziellen Rahmen einzuhalten, sind sie an dem Auftrag wirklich interessiert.

Organisatorisches

Hier stehen der Name des Unternehmens, die wichtigsten Adressen und Ansprechpartner für das Projekt. In der Regel bleiben die Ansprechpartner bis zum Abschluss des Projekts die gleichen.

Glossar

Das Glossar enthält Fachbegriffe und Kürzel, die der Auftraggeber intern verwendet. Auftragnehmer müssen diese Begriffe im Pflichtenheft entsprechend aufnehmen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Im Glossar befinden sich meist auch die Verweise zu Dokumenten und Arbeitsanweisungen, die Bestandteil des Projekt sind und dann auch für alle gelten.

Was ist ein Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft ist die Antwort des Auftragnehmers an das Lastenheft des Auftraggebers. Im Pflichtenheft schreibt der mögliche Auftragnehmer alle Punkte detailliert auf, die zur Lösung des im Lastenheft formulierten Problems führt. Der potentielle Auftragnehmer beschreibt den Weg beziehungsweise die Vorgehensweise so genau wie möglich, nennt Fristen und Aufwände. Der Auftragnehmer, der den Zuschlag für das Projekt erhält, beginnt anhand des genehmigten Pflichtenheftes dann mit der Umsetzung. Die Inhalte aus dem Pflichtenheft müssen umgesetzt werden.

Was gehört in ein Pflichtenheft?

Wichtig ist, zu wissen, was alles in ein Pflichtenheft gehört. Neben Fragen zur vorhandenen Soft- und Hardware sollten auch die Themen Schnittstellen, Spezifikationen und Zeitrahmen berücksichtigt werden. IST- und SOLL-Zustand müssen im Pflichtenheft klar abgegrenzt werden, damit es nicht zu Überschneidungen kommt. Für die Erstellung eines Pflichtenhefts ist die folgende Aufteilung empfehlenswert.

Wie erstelle ich ein Pflichtenheft?

Ziele eines Pflichtenhefts

Das Pflichtenheft muss die Ziele genau abgrenzen. Dabei werden diese in drei Kriterien unterteilt. Muss-Kriterien müssen erfüllt werden, damit die Anwendung funktioniert oder das Produkt hergestellt werden kann. Wunsch-Kriterien sind für die Funktionsweise nicht zwingend notwendig. Dennoch müssen die Wunsch-Kriterien, die der Auftraggeber formuliert hat, umgesetzt werden. Abgrenzungs-Kriterien verdeutlichen, was die Anwendung auf keinen Fall beinhalten soll.

Einsatzgebiet/ Verwendung

Die genaue Bezeichnung des späteren Einsatzgebietes ist wichtig. Anwendungsbereich, Betriebsbedingungen und Zielgruppen müssen deshalb genau formuliert werden. Generell gilt, je genauer die Begriffsbestimmung hier erfolgt, desto zielgerichteter ist der spätere Einsatz der Anwendung.

Übersicht

Die Übersicht enthält die die Anwendung betreffenden Geschäftsbereiche und Akteure.

Funktionen der Anwendung

In diesem Punkt werden die Funktionen, die die Anwendung zum Laufen bringt, genau erklärt. Ebenfalls wichtig ist, unter welchen Voraussetzungen technischer oder logistischer Art die Anwendung läuft und wie sich dies auf die anderen Geschäftsprozesse auswirkt.

Leistungen

Welche Leistungen bringt die neue Anwendung? Welche Anforderungen werden erfüllt. Die Beschreibung der Leistungen der Anwendung ist ebenfalls von großer Wichtigkeit. Leistungsbeschreibungen umfassen unter anderem Ausführungszeiten, Genauigkeit, Erfassungs- und Auswertungsmöglichkeiten sowie notwendige Schnittstellen.

Anforderungen an die Qualität

Die Merkmale der Anwendungen werden mit bestimmten Qualitätsstufen versehen. Merkmale einer Anwendung können unter anderem Effizienz oder Änderbarkeit bestimmter Funktionen sein.

Benutzeroberfläche

Wie soll das fertige Layout aussehen, welche Zugriffsrechte oder Ansichten soll es bei der neuen Anwendung geben? Diese und weitere Fragen werden bei dem Punkt Benutzeroberfläche geklärt.

Sonstige Anforderungen

Sonstige Anforderungen wie Passwortschutz und weitere Sicherheitsanforderungen, aber auch die Auflistung der für die Anwendung erforderlichen Soft- und Hardwaresysteme werden im Punkt “Sonstige Anforderungen” vermerkt.

Gliederung

Wie auch beim Lastenheft ist das Pflichtenheft in viele einzelne Stichpunkte unterteilt, um die Übersicht über die einzelnen Punkte zu verbessern.

Ergänzungen

Bei den Ergänzungen können bestimmte Wünsche des Auftraggebers oder Auftragnehmers stehen, beispielsweise wenn es um Produkte bestimmter Hersteller geht oder um zu berücksichtigende Vorschriften und Normen, Patente oder Lizenzen.

Fazit

Im Pflichtenheft steht genau beschrieben, wie der Auftragnehmer die vom Auftraggeber im Lastenheft formulierten Anforderungen zu erfüllen hat. Das Lasten- und das Pflichtenheft stellen im Projektmanagement wichtige Handlungsanweisungen dar, nach denen eine neue Anwendung im Unternehmen installiert oder ein neues Produkt entwickelt wird.