Was ist eine Projektmanagement Software?

Wie Du die richtige Projektmanagement-Software für Dein Projekt findest.

Projektmanagement beinhaltet die Werkzeuge und Techniken, die benötigt werden, um Projekte erfolgreich umzusetzen. Projekte bestehen aus Stakeholdern, deren Vision/Ziel, den erforderlichen Ressourcen, um dieses Ziel zu erreichen, und Managementprozessen und -instrumenten, um sicherzustellen, dass Sie dorthin gelangen.

Projektmanagement ist der Schlüssel zu diesem Erfolg. Das Projektmanagement umfasst die Technologie, die Methodik und die Ressourcen, die den Projektabschluss ermöglichen. Im Laufe der Zeit haben sich dabei Technologie und Methodik weiterentwickelt.

Was ist also Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software hilft Projektmanagern, ihre Kosten zu kontrollieren und Termine einzuhalten. Es hilft den Menschen, die Projekte zu realisieren, für die sie sich engagieren. Es hilft ihnen sogar zu verfolgen, ob sie pünktlich und in der richtigen Höhe bezahlt wurden oder nicht. Die Projektmanagementsoftware verfügt über viele Funktionen. Dazu können gehören z.B.:

Zusammenarbeit im Team
Benutzer-Dashboard
Dateifreigabe
Kalender
Mobile Anwendung
Zugriffsberechtigungen
Projektsteuerung
Aufgaben-Management
Aufgabenzuordnung und Einplanung
Projektplanvorlagen
Reise-Management
Gantt-Diagramme
Projektabrechnung
Zeit- und Kostenerfassung
Budgetierte Projekte und Aufgaben
Rechnungsstellung und Online-Zahlungen
Ressourcen-Management
Harte und weiche Ressourcenallokation
Ressourcenplanung
Ressourcengestaltung
Business Intelligenz
Datenexport
Echtzeit-Analytik
Expertenberichte
Benutzerdefinierte Berichte
Trendanalyse und Prognose

Gängige Projektmanagement-Software, die Sie vielleicht verwenden oder von der Sie schon gehört haben, sind Gantt-Diagramme. Ein methodisches Beispiel wäre der SCRUM-Management-Stil. Die heutigen Tools gehen jedoch weit über Charts und SCRUM hinaus.

Wer nutzt Projektmanagement-Software?

Viele Menschen nutzen Projektmanagementsoftware, von Flugzeugbauern bis hin zu Mitarbeitern, die nicht abrechenbare Arbeiten ausführen. Einige Branchen sind stärker auf Projektmanagement-Software angewiesen als andere. Berater, Dienstleister und Marketingagenturen setzen häufig Projektmanagement-Software ein. Fast jeder, der einen Kunden bedient, braucht eine Möglichkeit, seine Leistungen zu schätzen, zu verfolgen, zu liefern und bezahlt zu werden. Sie brauchen Werkzeuge, die es ihnen ermöglichen, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, die Kreativität anzuregen und die Kunden zufrieden zu stellen.

Jedes Projekt ist eine einmalige Einnahmequelle. Aber es ist auch eine Chance, dauerhafte Beziehungen aufzubauen und Folgeaufträge zu erhalten. Eine Software, die den Überblick über die Details behält, kann dabei helfen.

Was sind die Vorteile einer Projektmanagement-Software?

Projektmanager benötigen spezielle Werkzeuge, um ihre Projekte termingerecht zu managen und durchzuführen. Herkömmliche Projektmanagement-Software hilft diesen Managern, Funktionen wie die Verwaltung des Projektumfangs, der Kosten und der Ressourcen auszuführen. Moderne Kollaborationssoftware bietet noch mehr Werkzeuge. Diese Tools helfen, Zeit zu sparen, die für die Suche nach Dateien oder Daten und für die manuelle Aktualisierung von Zeitplänen und Zeitplänen benötigt wird. Sie benötigen auch Werkzeuge, um Dateien auszutauschen, in Echtzeit zu kommunizieren und sicherzustellen, dass alle Teamplayer auf einer Seite arbeiten. Einige Tools reduzieren Redundanz – sie konsolidieren Systeme, so dass Informationen nur an einer Stelle vorhanden sind. Und sie vermeiden auch Datei-Redundanzen, die dazu beitragen können, was manche einen “Versionierungsalptraum” nennen. Neben der Reduzierung der Anzahl unterschiedlicher Dateien stellt die Projektmanagementsoftware sicher, dass die Teams eine Methode verwenden, um Zeit, Aufgaben, Ausgaben, andere Budgetierungselemente wie Rechnungen und vieles mehr zu verfolgen. Mit einem System können Teams innerhalb eines vorgegebenen Rahmens kreativ arbeiten.

Darüber hinaus müssen Unternehmen mit der Einführung von Cloud-basierter Projektmanagement-Software nicht mehr an einem einzigen Standort arbeiten. Sie können problemlos als Team arbeiten, während sie über mehrere Standorte verstreut sind und zugleich die gewohnten Zugriffs-, Aktualisierungs- und Kollaborationsebenen beibehalten. Software as a Service (SaaS)-Projektmanagementlösungen erleichtern die Teamarbeit – und damit die Projektdurchführung sowie die Kundenzufriedenheit.

Schließlich automatisiert die Software Ihre Prozesse und bietet eine zentrale Drehscheibe für die Verwaltung von Ressourcen, Aufgaben, Zeitplänen, Projekten und Kommunikation. All diese Informationen in einem System geben Projekt Managern die Möglichkeit, Fortschrittsberichte zu erstellen – ob täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich. Moderne Systeme bieten Echtzeit-Fortschrittsberichte, sodass diese Informationen zum Projektstatus einfach visualisiert und ausgetauscht werden können. Dies gibt nicht nur einen Einblick, wo Ressourcen angepasst werden können, um intelligentere Projektentscheidungen zu treffen, sondern ermöglicht es auch, detaillierte und transparente Antworten auf Stakeholderfragen zu geben.

Was sind die Nachteile von Projektmanagement-Software?

Auch Projektmanagement-Software hat ihre Nachteile. Gerade die beinahe unbegrenzten Möglichkeiten und Erweiterungen blähen die Software schnell auf. Umso wichtiger ist der modulare Aufbau einzelner Tools. Die Auswahl eines Systems erfordert zudem eine Investition (sowohl monetär als auch zeitlich), was bedeutet, dass Sorgfalt bei der Festlegung auf eine bestimmte Software notwendig ist. Das gewählte System sollte dabei genau so anpassbar sein, wie es in der Praxis benötigt wird. Dabei sind auch die Kosten für Zeit und eventuell Geld für die Schulung der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Die Akzeptanz der gewählten Technologie durch die Mitarbeiter ist entscheidend, um die höchste Rendite für die Investition in eine Projektmanagement-Software zu erzielen und zu vermeiden, dass Mitarbeiter das System aus Mangel an Verständnis für die Benutzeroberfläche und die Gesamtfunktionalität nicht nutzen. Die Projektmanagement-Software soll die Prozesse beschleunigen und nicht die Zeit des Teams zusätzlich belasten.

Welche Tools gibt es? Ein kleiner Überblick

TimeCamp

Zeiterfassungssoftware mit manueller und automatischer Zeiterfassung, Zeittagebuch und automatischer Aufgabenerkennung.

Paymo

Paymo ist eine moderne und intuitive Projektmanagement-Anwendung für projektbasierte Unternehmen und Freiberufler, die erweiterte Aufgabenverwaltung, Planung, Terminplanung, Zeiterfassung, Zusammenarbeit und Rechnungsstellung vereint. Das bedeutet, dass die gesamte Lebensdauer eines Projekts – von der Erstellung bis zur Bezahlung – verfolgt werden kann, ohne mehrere Anwendungen nutzen und bezahlen zu müssen.

Samepage

Als “Most Recommended Project Management Software” ausgezeichnet, wurde Samepage entwickelt, um die reibungslose und effiziente Zusammenarbeit von Teams, Kunden, Partner und Lieferanten zu gewährleisten. Dabei können Dateien, Aufgaben, Kalender, Karten, Videos, Diagramme und Teamgespräche auf einer Seite kombiniert werden. Benutzer können per Video oder Text mit Einzelpersonen oder Teams chatten, ohne auf eine andere Chat-Plattform wechseln zu müssen. Jeder ist in der Schleife ohne E-Mail-Überlastung.

Aha!

Aha! ist die weltweit führende Produkt-Roadmap-Software. Mehr als 150.000 Anwender vertrauen weltweit auf Aha! Die Cloud-basierte Software hilft Produktmanagern, ihre Strategie mit der Arbeit ihrer Teams zu verknüpfen und visuelle Roadmaps in wenigen Minuten zu erstellen. Mit Aha! können Projektmanager die Strategie festlegen, die Freigabe verwalten, Funktionen priorisieren und Ideen an einem Ort erfassen.

Wimi

Wimi ist ein Projektmanagement-Tool, das hilft, die Organisation zu erhalten und die Teamarbeit effizienter zu gestalten. Wimi geht über typische PM-Software hinaus, indem es Teams ermöglicht, alles zu verfolgen, woran sie arbeiten. Mit Messaging-Kanälen, Dateien & Laufwerken, Aufgaben, Kalendern und Videokonferenzen lässt Wimi das gesamte Team mühelos zusammenarbeiten und intelligenter an Projekten arbeiten.

ProProfs-Projekt

Online-Projektmanagement-Software, einfach gemacht. Integrierte Zeiterfassung, leistungsstarkes Reporting und Integration mit Hunderten von Anwendungen.

Quire

Quire ist ein kollaboratives Aufgabenmanagement-Tool zur Organisation von Aufgaben und Teilaufgaben in einer einzigartigen baumartigen Struktur.

Kanban-Tool

Kanban Tool ist ein visuelles Projektmanagement zur Visualisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen und Teamarbeit in Echtzeit.

Meisterplan

Meisterplan bietet interaktives Projektportfoliomanagement, das sich an der Strategie orientiert und Budgets im Auge behält. Die Kapazitätsplanung wird durch die Echtzeit-Szenariosimulation vereinfacht. Vorhersage und Lösung von Ressourcenkonflikten erfolgen in Multiprojektumgebungen. Darüber hinaus ergänzt Meisterplan bestehende PM-Tools und -Prozesse um die Planung auf Portfolioebene und das Ressourcenmanagement.

Wie vergleicht man Projektmanagement-Software?

Zunächst ist zu definieren, was Deine Projektmanagementsoftware tun soll. Dies kann eine Kombination von Anforderungen sein (z.B. Zeit- und Kostenerfassung, Ressourcenplanung, Leistungsberichte, spezifische Integrationen).

Eine typische Betrachtungsweise für neue Software könnte so aussehen:

Mache Deine Ihre Nachforschungen. Verwende die oben genannten Tools und ähnliche Programme, um die beste Projektmanagementsoftware für Dein Einsatzgebiet zu finden.
Plane eine Demo mit einem potenziellen Softwareanbieter; normalerweise erscheint diese Option auf dessen Website.
Schätze Sie die Gesamtkosten von Softwaresystemen, die Du in Betracht ziehen möchtest. Vergiss dabei nicht, die versteckten Kosten für die Integration, die Einladung der Kunden zur Nutzung Deines Systems und die Schulungszeit zu berücksichtigen.
Holen Dir den Buy-In Deines Teams. Sie müssen die Software benutzen, also lasse sie das Produkt auswerten. So können sie Dich zu den Vorteilen und zu den Nachteilen informieren.

Fazit

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software hängt stark vom jeweiligen Einsatzgebiet und der Projektmanagement-Methodik ab. Moderne Tools bieten heute mehr, als reine Verwaltung und Reporting. So sind Collaboration in Echtzeit sowie das geräte- und standortunabhängige Arbeiten bei vielen Tools heute Standard.