Wieso ERP und gute Softwareentwicklung zusammengehören

Kleine und mittlere Unternehmen sind die tragende Säule der deutschen Wirtschaft. Sie sehen sich jedoch zunehmend mit Herausforderungen konfrontiert. Das Spektrum der Herausforderungen reicht von Digitalisierungsanforderungen über bürokratische Hürden, Markteintritte neuer Wettbewerber, Innovationserfordernisse bis hin zum Fachkräftemangel. Hinzu kommen Anforderungen an die Unternehmensführung und die Optimierung interner Prozesse. Ohne ein adäquates System zur Bewältigung dieser Aufgaben verliert man schnell den Überblick und gerät unter Stress. Mit zunehmender Komplexität der Geschäftswelt steigen auch die Anforderungen an das Management. Hier erweisen sich moderne ERP-Systeme als unverzichtbare Hilfsmittel.

ERP-Systeme – das steckt dahinter

ERP-Systeme von Dontenwill bieten wesentliche Unterstützung bei der Unternehmenssteuerung. “ERP” steht für “Enterprise Resource Planning” und bezeichnet Software, die darauf abzielt, Geschäftsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Hauptziel solcher Systeme ist es, die Planung, Steuerung und Kontrolle der internen Ressourcen eines Unternehmens zu optimieren.

Diese Lösungen kommen in den unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz und eignen sich für Unternehmen jeder Größe. Der Markt für ERP-Software kann jedoch komplex und schwer überschaubar sein, mit einer Vielzahl von Anbietern und spezifischen Lösungen, die sich nach Branche, Unternehmensgröße oder Systembereitstellung unterscheiden. Um kleinen und mittleren Unternehmen bei der Auswahl zu helfen, betrachten wir einige wichtige Faktoren näher.

Wann ist der Einsatz einer ERP-Lösung im Mittelstand sinnvoll?

Eine ERP-Lösung ist nur dann sinnvoll, wenn sie einen klaren Mehrwert bietet. Die entscheidende Frage für mittelständische Unternehmen ist daher, ab wann der Nutzen eines ERP-Systems die Investitionskosten überwiegt. Die Berechnung der Kosten eines ERP-Systems ist relativ einfach und basiert auf der Anzahl der Nutzer, den Lizenzmodellen der Anbieter sowie den zu erwartenden Kosten für Anpassung, Betrieb und Wartung. Die Herausforderung besteht jedoch darin, den Nutzen monetär auszudrücken. Eine allgemeingültige Berechnungsformel gibt es nicht. Dennoch gibt es eine Reihe von Anzeichen dafür, dass der Einsatz einer ERP-Lösung sinnvoll sein kann:

• Wenn Standardwerkzeuge wie Excel oder Access an ihre technischen Grenzen stoßen.
• Wenn die vorhandenen Softwarelösungen untereinander inkompatibel sind.
• Wenn redundante und veraltete Daten eine hohe Fehlerquote verursachen.
• Wenn abteilungs- und standortübergreifende Prozesse zu Effizienzverlusten führen.
• Wenn aktuelle IT-Tools Vernetzung und Automatisierung nicht unterstützen.

Vorteile von ERP-Systemen für den Mittelstand

Im Folgenden haben wir Gründe zusammengefasst, die für den Einsatz von ERP-Systemen in mittelständischen Unternehmen sprechen.

1. Optimierung von Workflows und Prozessen

Bei der Implementierung eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen werden Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse einer gründlichen Prüfung unterzogen. Diese Systeme fördern in der Regel gute Geschäftspraktiken und helfen bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Darüber hinaus unterstützen sie die Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation, indem sie alle Aktivitäten aufzeichnen.

2. Einheitlicher Datenpool

ERP-Systeme stellen sicher, dass alle Abteilungen eines Unternehmens auf eine gemeinsame Datenquelle zugreifen können. Dies fördert die Transparenz, verbessert den Informationsaustausch und erleichtert die Kommunikation. Zudem werden Mehrfacharbeiten, Inkonsistenzen und doppelte Dateneingaben vermieden.

3. Verbesserung der teaminternen und teamexternen Zusammenarbeit

ERP-Systeme unterstützen die elektronische Zusammenarbeit, insbesondere mit Hilfe von Dokumentenmanagement- und Projektmanagementsystemen. Funktionen wie Versionierung und Wiederherstellung ermöglichen es geografisch verteilten Teams, auch über große Entfernungen hinweg effizient mit denselben Dokumenten und Informationen zu arbeiten. Die Festlegung von Zugriffsrechten stellt zudem sicher, dass vertrauliche Geschäftsinformationen nicht nach außen gelangen.

4. Redundanzen vermeiden

Durch die Vermeidung doppelter Datenerfassung werden Übertragungsfehler und Inkonsistenzen ausgeschlossen. Das ERP-System ermöglicht eine automatisierte, vollständige und korrekte Rechnungsstellung, indem die Rechnungspositionen und -daten direkt aus dem System verwendet werden. Darüber hinaus werden konsistente und widerspruchsfreie Informationen zu gleichen Sachverhalten für Reporting und Controlling bereitgestellt.

Fazit

ERP-Systeme stellen für kleine und mittlere Unternehmen in vielen Fällen eine lohnende Investition dar. Die technischen und finanziellen Barrieren für die Implementierung sind heute niedriger denn je, was den Zugang erleichtert.