Was ist IT Outsourcing?

Funktionsweise, Leistungsebenen, Vorteile und Nachteile

Die IT ist für viele Unternehmen nicht nur wichtig, sondern auch kostspielig, denn sie sollte immer auf dem aktuellsten Stand sein. Dies ist oft mit hohem Personal- und Technikeinsatz verbunden. Eine Möglichkeit hier Kosten zu sparen, ist das IT Outsourcing, also das Auslagern der IT.

Allerdings sollte dabei nicht nur auf die Kosten geachtet werden, sondern auch auf die Qualität der Dienstleistung. Zudem solltest Du Dir genau überlegen, welchen Teil bzw. Funktion ausgelagert werden soll. Denn mit der Ausgliederung der IT Leistungen an einen externen Dienstleister kann auch die Übergabe von sensiblen Daten verbunden sein.

Definition: Was ist IT Outsourcing?

Information Technology Outsourcing, kurz ITO oder IT Outsourcing genannt, ist ein Oberbegriff für das Auslagern (Outsourcing) von IT-Leistungen, die bislang unternehmensintern erbracht worden sind. Dabei wird zwischen drei Leistungsebenen unterschieden:

• Infrastrukturebene (Infrastructure Outsourcing), wie zum Beispiel Server, Clouds, Rechenzentren
• Anwendungsebene (Application Outsourcing), wie zum Beispiel Software, Websites, Shopsysteme
• Geschäftsprozessebene (Business Process Outourcing, kurz BPO), wie zum Beispiel Buchhaltung, Online Marketing, digitale
  Produktentwicklung

Ausgelagert wird an einen externen Dienstleister oder an eine Tochtergesellschaft. Ziel des Outsourcings ist es, Kosten zu sparen. Deshalb kommt es in der Regel dann zum Outsourcing, wenn die internen Kosten für die Leistung die externen Kosten übersteigen.

Wie funktioniert IT Outsourcing?

Die Auslagerung von IT-Leistungen wird zwischen den beiden Partnern mittels eines Vertrages geregelt. Dieser legt die Dauer und die zu erbringenden Dienstleistungen fest. Gehen dabei Gebäude, Software oder andere Vermögenswerte auf den externen Dienstleister temporär über, dann spricht man vom sogenannten Asset Transfer. Ist vorhandenes Personal betroffen, spricht man von Personnel Transfer. Festgeschrieben werden die Aufgaben des externen Dienstleister in den sog. Service Level Agreements (SLA). Sie umfassen den Umfang und die Qualität der zu erbringenden Leistung. Dazu gehören u.a.:

• die Leistungsebene
• der Umfang: Sollen nur Teile von Prozessen bzw. Funktionen (Selective Outsourcing) oder die kompletten Prozesse bzw. Funktionen (Total-IT-Outsourcing) ausgelagert werden?
• der Ort der Leistungserstellung: Soll die Dienstleistung im Land (Onshore Outsourcing), im näheren Ausland (Nearshore Outsourcing) oder in Übersee (Offshore Outsourcing) erbracht werden?
• der Dienstleistungsempfänger: Findet das Outsourcing für das gesamte Unternehmen oder nur für Teile statt?

Die Leistungen können an einen oder mehrere Dienstleister übergeben werden (Single Vendor Outsourcing bzw. Multi Vendor Outsourcing. Wird an mehrere Dienstleister ausgelagert, dann solltest Du darauf achten, dass deren Aufgabenbereiche klar abgegrenzt sind.

Vorteile von IT Outsourcing

Das Outsourcing von IT Leistungen ist, wie bei anderen Aufgaben auch, mit Vor- und Nachteilen verbunden. Zu den Vorteilen zählen neben der Kostenreduktion:

1. Wegfall von Schulungen und Rekrutierung von eigenem Personal: Die IT Branche verlangt ständige Schulungen der Fachkräfte. Auch die Suche nach geeigneten Fachkräfte und deren Einarbeitung kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese (Zeit-)Kosten fallen durch das IT Outsourcing weg.
2. fortlaufende Weiterentwicklung und Internetsicherheit: Für das IT Outsourcing spricht, dass die entsprechenden Dienstleister ständig die Entwicklungen auf dem Markt beobachten. Dies ist nicht nur für die IT-Technik wichtig, sondern auch für die Bereiche Viren, Hackerangriffe und Datenschutz. Dies hat den Vorteil, dass Hard- und Software Deines Unternehmens immer auf dem aktuellsten Stand ist. Verfügt der Partner über mehrere Server, dann verringert sich auch die Ausfallwahrscheinlichkeit Deiner Online-Anwendungen.
3. Transparenz: Da die externen Dienstleister in der Regel mit festdefinierten Workflows arbeiten, können die investierten Stunden für das Projekt bzw. die Aufgabe nachvollzogen werden. So können Aufwand und entstehende Kosten später nachvollzogen werden.
4. Skalierbarkeit: Das IT Outsourcing schafft freie Kapazitäten in Deinem Unternehmen. Diese können für Neukunden, neue Projekte oder für den Ausbau des Kerngeschäftes verwendet werden.

Nachteile von IT Outsourcing sind:

1. Zeitunterschiede: Ungünstige Zeitunterschiede können die Kommunikation zwischen Dir und dem externen Dienstleister stören.
2. Sprachbarrieren: Damit keine Kommunikationsschwierigkeiten aufgrund der Sprache entstehen, solltest Du Dich mit dem Vertragspartner in mindestens einer Sprache verständigen können.
3. Arbeitsweisen: Dienstleister aus anderen kulturellen Arbeitswelten können andere Arbeitsweisen haben, die den Arbeitsfluss Deines Unternehmens stören können.

Wie kann ich IT Outsourcing nutzen? Ist das sinnvoll?

Ob das Outsourcing von IT für Dein Unternehmen sinnvoll ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die wichtigsten dabei sind Kosten, Zeit und Ressourcen, die mit der Auslagerung eingespart werden können. Rein betriebswirtschaftlich gesehen, empfiehlt sich das Outsourcen nur, wenn die externen Kosten die internen nicht übersteigen. Müssen beim Outsourcing sensible Daten, nicht nur im Sinne des Datenschutzes von Kunden, übergeben werden, dann solltest Du darauf achten, welchen (Datenschutz-)bestimmungen der jeweilige Anbieter der Dienstleistung unterliegt. Dies gilt v.a. für Anbieter außerhalb der EU. Weiter muss besonderes Augenmerk auf die Ausgestaltung des Vertrages gelegt werden (SLA).