Drei Wege zur IT-Ausstattung deines Büros

Die richtige IT-Ausstattung ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Das liegt nicht zuletzt an der fortschreitenden Digitalisierung. Vielmehr vereinfachen Hard- und Software etliche Prozesse, was wiederum die Effizienz steigert und die Kosten senkt. Immerhin verbringt der Arbeitnehmer etliche Stunden im Büro. Aber das Investitionsvolumen für ein gut ausgestattetes Büro wird schnell zum finanziellen Kraftakt. Welche Möglichkeiten gibt es, damit die optimale Büroausstattung gelingt?

Computer Hardware: Die Grundlage für dein Büro

Unabhängig davon, in welcher Branche du arbeitest: Die meisten Firmen finden sich mittlerweile im digitalen Zeitalter wieder. Das bedeutet, es ist nahezu unmöglich, auf leistungsfähige IT-Ausstattung zu verzichten. Leider ist es mit einer einmaligen Einrichtung der Infrastruktur nicht getan. Schließlich müssen die vorhandenen Systeme sicher, leistungsstark und konkurrenzfähig sein. Dafür sind regelmäßige Anpassungen und Investitionen notwendig.

Wenn du neues IT-Equipment für dein Unternehmen bereitstellst, investierst du in die Zukunft. Insbesondere als Startup solltest du auf diese Möglichkeit nicht verzichten. Denn die richtige Technologie sorgt dafür, dass du deine Prozesse effizient gestalten kannst und du rechtskonform bleibst. Gleichzeitig lassen sich viele Arbeiten mit einer durchdachten IT-Infrastruktur einfacher und zeitsparend durchführen. Das bedeutet allerdings nicht, dass du alle notwendigen Geräte neu kaufen musst: Du kannst dich ebenfalls für den Gebrauchtkauf, ein Leasing oder die Finanzierung entscheiden.

Möglichkeit 1: Gebrauchtkauf

Gebrauchte Geräte direkt im Handel zu finden, ist gar nicht so einfach. Hier findest du höchstens Rückläufer, wobei sie eher die Seltenheit sind. Falls du den Gebrauchtkauf in Betracht ziehst, solltest du nach regionalen Händlern Ausschau halten. Solche Anbieter haben sich auf gebrauchte Hardware spezialisiert. Das bedeutet, sie kaufen PCs günstig von Unternehmen oder Endverbrauchern an und verkaufen sie weiter. Alternativ findest du in Online-Shops zahlreiche gebrauchte Geräte – selbst auf den größten Verkaufsplattformen oder den Internet-Marktplätzen.

Hardware gebraucht zu kaufen mag auf den ersten Blick nicht infrage kommen. Das liegt daran, dass die meisten Menschen lieber in neue Geräte investieren. Trotzdem solltest du dich nicht von diesem Gedanken abschrecken lassen – denn die finanzielle Ersparnis kann sehr hoch sein. Sie beträgt nicht selten bis zu 70 Prozent, verglichen mit einem neuen Produkt. Oft handelt es sich zudem um top gepflegte Leasingrückläufer, die nur wenige Jahre in Betrieb waren.

Vorteile von gebrauchter Hardware

• Gebrauchte Hardware ist deutlich günstiger als neue Produkte. Falls du dein gesamtes Büro oder dein Startup damit ausstattest, kannst du Kosten einsparen und sie an anderer Stelle investieren.
• Die Wiederverwendung gebrauchter Gegenstände ist umweltfreundlich. Das liegt daran, dass sich dadurch Ressourcen einsparen lassen.
• Viele gebrauchte Geräte haben zwar kleinere optische Mängel, sind aber dennoch voll funktionsfähig.
• Nach dem Kauf der gebrauchten Hardware gehören die Geräte dir. Du hast also keine regelmäßig anfallenden Kosten.

Nachteile gebrauchter IT-Hardware

• Der offensichtlichste Nachteil ist, dass die Technik nicht mehr neu ist. Damit können abhängig vom Alter Abnutzungsspuren vorhanden sein.
• Sehr alte Geräte sind nicht zu empfehlen, da nicht nur die äußere Schicht altert, sondern auch die elektrischen Komponenten. Das begünstigt, dass einzelne Teile schneller einem Defekt erliegen.
• Alte Geräte, unabhängig davon, ob du sie neu oder gebraucht kaufst, sind weniger leistungsstark. Das liegt daran, dass die Anforderungen zum Zeitpunkt der Produktion niedriger waren.

Möglichkeit 2: Leasing

Falls du keine gebrauchten Geräte kaufen, deine Finanzen aber dennoch schonen möchtest, gibt es eine weitere Alternative: das Leasing. Das Leasen von Hardware funktioniert grundsätzlich genauso wie das Autoleasing. Das bedeutet, du musst keine eigenen Geräte kaufen, sondern kannst sie je nach Bedarf mieten. Dabei greifst du auf die Angebote spezialisierter Anbieter zurück, die unterschiedliche Hardware bieten: von Computern über Server bis hin zur Equipment für deine IT-Infrastruktur.

Für das Leasing bezahlst du monatlich den vereinbarten Betrag an deinen Vertragspartner. Wie hoch er ausfällt, hängt natürlich von unterschiedlichen Faktoren ab: beispielsweise davon, welche und wie viele Geräte du mietest.

Vorteile beim Hardware-Leasing

• Du profitierst von einer übersichtlichen Kostenstruktur und bist flexibel, was deine Geräte betrifft. Benötigst du zusätzliche Hardware, kannst du sie einfach aufstocken.
• Das Leasing beinhaltet im Normalfall einen Support. Dadurch stellst du sicher, dass du deine Hardware über den gesamten Leasingzeitraum hinweg nutzen kannst. Insbesondere bei einem Ausfall oder der Notwendigkeit eines schnellen Austauschs ist dieser Service Gold wert.
• Beim Leasing vertraust du stets auf die aktuelle Technologie. Das liegt daran, dass du neues Equipment nutzen kannst. Auf lange Sicht rentiert sich diese Investition, da du dir keine Gedanken über die Lebenszeit der Geräte machen musst.
• Die meisten Mitarbeiter bevorzugen moderne Technik. Sie sind dadurch motivierter, wodurch das Startup deutlich wettbewerbsfähiger ist.
• Im Anschluss an das Leasing kannst du die Geräte entweder dem Leasingunternehmen zurückgeben oder die Hardware günstiger abkaufen.

Nachteile vom Hardware-Leasing

• Der wichtigste Nachteil ist, dass du mit dem Leasing kein Eigentum erwirbst. Du mietest das Equipment ausschließlich für einen bestimmten Zeitraum. Kaufst du die Geräte am Ende dem Leasinganbieter ab, sind sie zwar günstiger – in Summe jedoch teurer als beim Neukauf.
• Neue Hardware musst du jedes Mal neu konfigurieren, sobald du sie von deinem Leasing-Partner erhältst. Falls du einen Support-Vertrag abschließt, ist das kein Problem. Andernfalls kann es deine interne IT zusätzlich belasten.
• Auch wenn regelmäßig neue Hardware ihren Charme hat: Jedes Gerät ist ein wenig anders. Das bedeutet, deine Mitarbeiter müssen sich zunächst daran gewöhnen, bevor die alltäglichen Handgriffe wieder einwandfrei funktionieren.

Möglichkeit 3: Finanzierung einer neuen Ausstattung

Falls du weder den Gebrauchtkauf noch das Leasing in Betracht ziehen willst, könnte die Finanzierung deiner IT-Ausstattung eine Option sein. Eine solche Finanzierung bietet dir die finanzielle Möglichkeit, die notwendigen Geräte anzuschaffen. Um welches IT-Equipment es sich dabei handelt, hängt von deinem Bedarf ab. Da sich die Anforderungen je nach Unternehmen stark unterscheiden können, umfasst diese Möglichkeit viele IT-Bereiche.

Das Gute an der Finanzierung ist also, dass du sie für Anschaffungen in unterschiedlichen Größenordnungen nutzen kannst. Sie eignet sich sowohl für die Ausstattung einzelner Abteilungen wie auch für die Bereitstellung für einen gesamten Gebäudekomplex. Die gängigste Variante unter den Finanzierungen ist ein Kredit, den du monatlich zurückbezahlst. Ergänzt du ihn um eine Förderung, kannst du zusätzlich Kosten einsparen.

Vorteile der Finanzierung

• Da du keine oder nur geringe finanzielle Mittel aufbringen musst, bleibt deine Liquidität erhalten.
• Die Finanzierung ist in der Regel sehr flexibel. Du kannst mit ihr sowohl kleine als auch große Projekte je nach Bedarf realisieren.
• Dank der zahllosen Anbieter in diesem Bereich kannst du selbst mit einer kurzfristigen Verfügbarkeit rechnen. Gleichzeitig profitierst du von unterschiedlichen Finanzierungsmodellen zu teilweise ansprechenden Konditionen.
• Du verbesserst deine Effizienz, da du die notwendigen technischen Mittel dafür hast, deine Rechenprozesse zu optimieren. Dieser Vorteil macht sich in deinem täglichen Workflow schnell bemerkbar.
• Zusätzlich hast du die Möglichkeit, staatliche Fördermittel zu beanspruchen. Dadurch gestaltest du deine IT-Ausstattung noch kapitalschonender.

Nachteile der Finanzierung

• Die Finanzierung ist weniger flexibel als das Leasing. Falls du weitere Geräte benötigst, beispielsweise aufgrund einer steigenden Anzahl an Mitarbeitern, wird es schwierig. In einer solchen Situation kannst du entweder versuchen, die Finanzierung anzupassen, oder musst die benötigte Hardware in Eigenregie kaufen.
• Am Ende der Laufzeit gehören die Geräte dir. Allerdings bezahlst du die monatlichen Kosten auch dann, wenn die Hardware beispielsweise nicht mehr zeitgemäß ist. Selbst ein Gerät, das nach Ablauf der Garantie ausfällt, senkt nicht die Ausgaben deines Finanzierungsplans.

Fazit

Unabhängig davon, ob du dein Büro mit Hardware ausstatten möchtest oder das Equipment für dein Startup benötigst: Du hast grundsätzlich unterschiedliche Möglichkeiten, die IT-Ausstattung zu finanzieren. Die wichtigsten Optionen sind der Gebrauchtkauf, das Leasing und die Finanzierung. Welche Variante sich am besten eignet, hängt von deinen eigenen Anforderungen und deinen Vorlieben ab. Ist es dir beispielsweise lieber, dass das Equipment dein Eigentum ist, dann sind die Finanzierung und der Gebrauchtkauf die beste Wahl. Möchtest du hingegen flexibel bleiben und stets die aktuellste Technik nutzen, ist das Leasing eine gute Option.