Fünf Schritte zum erfolgreichen IT-Projektmanagement

Im Jahr 1628 näherte sich das schwedische Kriegsschiff Vasa nach der Jungfernfahrt dem Stockholmer Heimathafen. Plötzlich erfasste eine Windböe das Kriegsschiff und drückte es auf die Seite. Es krängte, lief voll Wasser und sank. 50 Seeleute, ein Drittel der Besatzungsmitglieder, starben.

Was war passiert?

Erfahre, wieso Planung, Struktur und Organisation über Erfolg und Misserfolg von IT-Projekten und IT-Startups entscheiden!

Im Jahr 1628 näherte sich das schwedische Kriegsschiff Vasa nach der Jungfernfahrt dem Stockholmer Heimathafen. Plötzlich erfasste eine Windböe das Kriegsschiff und drückte es auf die Seite. Es krängte, lief voll Wasser und sank. 50 Seeleute, ein Drittel der Besatzungsmitglieder, starben. Was war passiert? Während der zwei-jährigen Bauzeit befahl der schwedische König Gustav II eine Reihe von Veränderungen am Schiffskörper. Der holländische Schiffsbaumeister Hendrik Hybertsson hatte sie zu erfüllen. Er verlängerte den Kiel und installierte zusätzliche Kanonen. Die Tischler erichteten ein weiteres Deck. Dadurch bekam der gesamte Aufbau eine instabile Architektur. Niemand wagte, den König zu widersprechen.

An vielen englischsprachigen Universitäten ist die Geschichte der Vasa das Lehrbeispiel für misslungenes Innovations- und Projektmanagement. Lernt vom Schicksal der Vasa! Der folgende Beitrag skizziert, worauf ihr als IT-Projektmanager achten solltet.

Erkenne das Wesentliche {REQUIREMENTS}

Das Project Management Institute (PMI) definiert den Begriff Projekt als “ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses”.
Jedes Projekt folgt einer Ablaufstruktur. Im klassischen IT-Projektmanagement steuert der Projektmanager das Vorhaben durch fünf Phasen: Initiierung, Planung, Realisierung, Steuerung und Abschluss. Diesen Ablauf bezeichnet die Fachliteratur als Wasserfall-Modell. Dieser Beitrag bezieht sich auf das klassische IT-Projektmanagement. In der agilen Softwareentwicklung planen und realisieren Product Owner und Scrum Master per Backlog den Fortschritt. Sie entscheiden von Sprint zu Sprint die nächsten Schritte im Projekt.

Verfüge über klare Ziele {REQUIREMENTS/DESIGN}

Projektauftraggeber und Projektleiter entwickeln in der Initiierungsphase die wichtigsten Projektziele. Wenn ihr eure volle Aufmerksamkeit dieser Phase schenkt, steuert ihr den Projektdampfer durch jedes Unwetter. Basil S.Walsh, ein US-amerikanischer Versicherungsunternehmer, sagte: “Wenn du nicht weißt, wohin du gehst, wie willst du jemals dort ankommen?”. Nur wenn ihr das Ziel klar definiert, könnt ihr euren Projektauftrag erfüllen.
Wisst ihr, was der Auftraggeber von eurem IT-Projektmanagement erwartet? Kennt ihr seine Wünsche? Haltet die wichtigsten Anforderungen in Project Assignment schriftlich fest. Erst dann, beginnt ihr das Projekt zu planen.

Wasserfall-Modell, Eigene Darstellung

Entwickle einen Plan {IMPLEMENTATION}

Zu Beginn eines Projektes ist der Bedarf zu planen riesig. Doch die Planwerte lassen sich in dieser frühen Phase nur ungenau ermitteln. Je weiter das Projekt voranschreitet, desto besser könnt ihr die Werte verfeinern. Scheut euch nicht, sie mit jedem Erkenntnisgewinn zu überarbeiten.
Zentrales Arbeitsmittel eines Projektleiters ist der Arbeitsstrukturplan. Er wird als Plan der Pläne bezeichnet. Der Arbeitsstrukturplan zerlegt das Projekt in seine inhaltlichen Bestandteile bis auf die kleinste, nicht mehr teilbare Einheit. Das sind die Arbeitspakete. Auf dieser Basis leitet der Projektleiter Termin sowie Vorgänger- und Nachfolgerbeziehung ab. Aus den Arbeitsstrukturplan entwickelt er Risikoplan und Budgetbedarf.

Führe das Vorhaben aus {IMPLEMENTATION}

Ist die Planung des Projektes abgeschlossen, geht es zur Sache. Jetzt startet ihr, die Software zu entwickeln. Nutzt dabei eure schriftlichen Ziele aus dem Assignment. In der Realisierungsphase setzt ihr den Plan in die Tat um. Die Teams bearbeiten die Arbeitspakete. Der Projektleiter koordiniert die Zusammenarbeit. Er achtet darauf, dass das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt. Wichtige Entscheidungen fällt der Projektauftraggeber gemeinsam mit den Stakeholder. Das sind die Beteiligten und Betroffenen, die ein berechtigtes Interesse am Ergebnis des IT-Projektmanagements haben. Bitte denkt daran: Der Projektleiter kennt den Status seines Projektes jederzeit. Fordert der Projektauftraggeber oder die Stakeholder Informationen, liefert der Projektleiter diese zeitnah. Idealerweise erhält jeder Stakeholder nur die Projektdetails, die für ihn wichtig sind.

Kontrolliere die Ergebnisse {VERIFICATION}

Der Projektleiter überwacht und steuert den Status des Projektes und vergleicht die Ergebnisse mit den Projektzielen. Gibt es Abweichungen, passt er den Projektplan in Absprache mit dem Auftraggeber an. Formale Unterstützung findet er in einem etablierten Änderungsprozess, der als Change Request Process bezeichnet wird.
Prognosen und Trends helfen, dem Projektteam den weiteren Projektablauf abzuschätzen. Regelmäßige Meetings auf Entscheiderebene geben euch Gelegenheit, Arbeitsergebnisse zu präsentieren. In diesen Runden treffen Eigner und Stakeholder wichtige Entscheidungen. Versucht möglichst oft selbst bei diesen Treffen zu erscheinen. So gewöhnen sich die Entscheider an euer Gesicht und verbinden es mit erfolgreichem IT-Projektmanagement.

Schließe das Projekt ab {MAINTENANCE}

Schade, oft zerstreut sich das Projektteam kurz vor dem Projektende in alle Himmelsrichtungen. Und oft scheut der Projektleiter den Arbeitsaufwand, das Projekt sorgfältig abzuschließen. Was gehört in einen Projektabschluss? Erstellt einen Projektabschlussbericht. Denkt daran, wichtige Liefergegenstände zu dokumentieren.
Zu einem professionellen Projektabschluss gehört die Abschlussfeier. Ladet alle Beteiligte ein und genießt den Augenblick. Das nächste, größere Projekt wartet auf euch.