Wie erfasse ich die Arbeitszeiten von meinen Mitarbeitern am besten?

Zusehends verschwimmen in der modernen Arbeitswelt die Grenzen zwischen Privatsphäre und Beschäftigungszeit. Als Regularium definiert das Arbeitsschutzgesetz die maximalen Arbeitszeiten und soll so die physische sowie psychische Gesundheit von Arbeitnehmern schützen. Sinnig ist daher eine korrekte Erfassung von Arbeitszeiten zur Kontrolle sowie fairer Behandlung beider Parteien. Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt es viele, doch welche davon sind noch zeitgemäß?

Rechtliche Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung

Hierzulande existiert ein Arbeitsschutzgesetz, welches die maximalen Arbeitszeiten abhängig von der Branche reguliert. Festgelegt ist nicht nur ein Maximum an Arbeitszeit, sondern auch die Handhabung von Pausenzeiten oder Überstunden. Als fixe Grundregel gilt etwa eine maximale Arbeitsdauer von acht Stunden, welche sich durch gewährte Ausgleichszeiten auf zehn Stunden strecken lässt. Zudem stehen Arbeitnehmern laut des Regelwerks eine halbe Stunde Pause nach sechs Stunden Arbeit zu. Weniger genau nimmt es das Arbeitsschutzgesetz mit der Erfassung von Arbeitszeiten. Zwar sieht es eine Erfassung sämtlicher Überstunden vor, doch gibt es grundsätzlich keine Pflicht oder Verordnung zur Erfassung der Arbeitszeiten.

Obgleich noch kein entsprechendes Gesetz auf nationaler Ebene existiert, ging bereits im Jahre 2019 ein wegweisendes Urteil vom in Luxemburg lokalisierten Europäischen Gerichtshof aus. Es verpflichtet Unternehmen zur ganzheitlichen Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten von Arbeitnehmern unabhängig von der Art der geleisteten Arbeit oder Branche. Eine gewisse Berücksichtigung der betrieblichen Gegebenheiten ist vorgesehen. In welchem Ausmaß und wann die Umsetzung dieser Vorgabe in Deutschland erfolgt, ist noch ungewiss.

Verschiedene Möglichkeiten im Überblick

Neben einem Zeiterfassungsprogramm existieren zahlreiche weitere Mittel zur zeitlichen Erfassung geleisteter Arbeitsstunden. Als absoluter Klassiker schlechthin existiert der sogenannte Stundenzettel. Mithilfe eines Stundenzettels ist es Unternehmen möglich, die Tätigkeit sowie die mit ihr aufgebrachte Zeit eines Mitarbeiters zu dokumentieren. Gelistet sind etwa die Start- sowie die Endzeit besagter Tätigkeit. Nutzbar ist ein solcher Stundenzettel für die Erstellung von Kostenvoranschlägen, Kundenabrechnungen oder Lohn- sowie Gehaltsabrechnungen. Zwar ergibt sich für die Verwaltung ein erhöhter Aufwand, doch ist auch die Berechnung von Überstunden mithilfe des Lohnzettels möglich. Zusammengefasst handelt es sich hierbei um ein weniger lohnendes und mit viel Aufwand verbundenes Mittel zur

Arbeitszeiterfassung. Eine einfachere und digitale Methode zur zeitlichen Erfassung bietet Excel. Allerdings ist die Möglichkeit zur Manipulation auch hier gegeben. Eine häufige Nachkontrolle durch beide Seiten ist hier oftmals erforderlich.

Ganz klassisch sind ebenfalls noch sogenannte Stechuhren im Einsatz. Die mechanischen Geräte arbeiten in Kombination mit sogenannten Lochkarten. Nach Einstecken druckt das Gerät einen Zeitstempel auf die Lochkarte und weist somit die Präsenz des Arbeitnehmers nach. Moderne Systeme funktionieren nach einem ähnlichen, doch digitalen Prinzip. Statt Lochkarte besitzen Arbeitnehmer Magnetkarten oder Chips. Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt via digitaler Aufzeichnung des Mitarbeiters. Manuelle Nachkontrollen sind lediglich im Zuge einer Nachbearbeitung durch die Buchhaltung notwendig.

Nutzen von Zeiterfassungsprogrammen

Ein Zeiterfassungsprogramm hat sich als Alternative zu den klassischen und herkömmlichen Methoden etabliert. Das Zeiterfassungsprogramm arbeitet webbasiert via Cloud und ermöglicht eine vereinfachte Umsetzung der Zeiterfassung und Erstellung von Lohnabrechnungen. Nachkontrollen entfallen durch die Nutzung von einem Zeiterfassungsprogramm gänzlich, eine Übertragung der erfassten Daten erfolgt gänzlich automatisch. Natürlich sind derartige Systeme nicht komplett kostenfrei, allerdings amortisieren sich die entstehenden Kosten durch einen verminderten Arbeitsaufwand.

Datenschutzrechtliche Anforderungen

Die Erfassung der Arbeitszeiten unterliegt natürlich gewissen datenschutzrechtlichen Auflagen. Unabhängig von der Art der Arbeitszeiterfassung sind die Persönlichkeitsrechte sämtlicher Angestellter weiterhin zu wahren. Zur arbeitsrechtlich konformen Erfassung der Arbeitszeiten ist in jedem Fall die Benachrichtigung der Arbeitnehmer vonnöten. Beide Parteien müssen in der Lage sein, bestehende Aufzeichnungen einzusehen.

Bildnachweis: https://pixabay.com/de/photos/zeiterfassung-zeitumstellung-5049297/ (Zugriff am 09.05.2022)