Probleme virtueller Kommunikation

Es gibt viele Gründe, warum virtuelle Teams eine gute Sache sind. Genauso viele Argumente gibt es jedoch auch dafür, dass sie nicht gut sind. Das wirklich relevante in dieser Diskussion ist aber eigentlich zu analysieren, wo die virtuelle Zusammenarbeit nicht gut genug ist und Abhilfe zu schaffen. Die Verbesserung der internen Zusammenarbeit stand 2012 mit 82% an erster Stelle der Strategieziele im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien und das, obwohl es bei Google bereits 47.000 Einträge zu ‘virtuelle Teams’ und sogar über 1.420.000 zu ‘digitale Kommunikation’ gibt.

Zwischen Informationsflut und Isolation geraten selbst erfahrene Manager in weltweit kooperierenden Expertenzentren an ihre Grenzen. Interkulturelle Teams sind nämlich in erster Linie eine Herausforderung, wenn sie Innovation und Verbesserung bringen sollen. Im Gegensatz zu vielen anderen Ansätzen soll es hier einmal um die Kommunikation alleine gegen. Welchen Einfluss hat der ausschließliche Einsatz von digitalen Kommunikationsmitteln auf Teams?

Eine reduzierte Art der Kommunikation

Auch wenn viele der aktuellen Forschungsprojekte an das Beamen in Science Fiction Filmen erinnern, so sollte jedem virtuellen Team bewusst sein, dass wichtige Kommunikationskanäle bei virtueller Kommunikation entfallen. In meiner Bachelor-Thesis habe ich aus den Best Practices, Problemen und dem aktuellen Stand der Forschung diverse Handlungsrichtlinien abgeleitet und alle digitalen Kommunikationstools (auch eher unbekannte) mit ihren Vor- und Nachteilen aufgeführt.

Erfolgsfaktoren: Digital kommunizieren lernen und Zeit für digitalen Smalltalk

Wichtig ist vor allem, sich bewusst zu machen, dass sich medientechnologiegestützte Kommunikation von der natürlichen unterscheidet und daher gezielt gelernt werden muss. Hinzu kommt, dass ohne eine Anpassung der Arbeitsstrukturen und entsprechende Trainings sowohl Mitarbeiter als auch ihre Manager überfordert sein werden. Kontrolle, Vertrauen und Motivation sind wichtige Ansatzpunkte für die Verbesserung eines virtuellen Teams. Kontrolle sollte dabei nicht als der Einsatz aller technischen Möglichkeiten zur Überwachung verstanden werden, sondern als eine klare Zuweisung von Verantwortung kombiniert mit Mechanismen, welche eine verlässliche Überprüfung ermöglichen. Vertrauen in Teammitglieder, denen man nie real begegnet ist, kann zunächst schwer fallen. Aus eigener Erfahrung kann ich jedoch sagen, dass man hier sehr gut Parallelen zu einer realen Begegnung ziehen kann. Wenn man sich auf der virtuellen Ebene ebenso öffnet wie man dies bei einem Treffen täte (sich also beispielsweise über Privates austauscht oder über das unangenehme Büro), so wird der virtuelle Kollege schnell zu einem Menschen und Vertrauen ist möglich. Auch Verständnis in Ausnahmesituationen ist so viel wahrscheinlicher. Nachdem ich erfuhr, dass bei meinem Kollegen das Büro überflutet wurde, wunderte ich mich beispielsweise nicht mehr über die verpasste Deadline. Die Motivation, für unbekannte und weit entfernte Menschen zu arbeiten, ist verständlicherweise nicht besonders hoch, es sei denn die Arbeit an sich motiviert dreifach.

Probleme lassen sich vermeiden

Soziale Beziehungen können darunter leiden, wenn Kommunikation nur digital möglich ist und kein Zeitraum für soziale Interaktion eingeräumt wird. Häufig werden Anerkennung und Teamgeist in virtuellen Teams nicht gefördert, stattdessen bestimmen Isolation und terminorientiertes Arbeiten den Büroalltag. Digitale Teeküchen und virtueller Smalltalk müssen ebenso Raum finden, wie Meetings und Konferenzen, denn viele Probleme entstehen dadurch, dass die Kommunikation auf ein Minimum reduziert wird und Missverständnisse, versäumte Absprachen bis zur Eskalation unbemerkt bleiben. Die Auswirkungen von einem stark homogenen lokalen Umfeld und einem heterogenen virtuellen Team können zudem eine Verstärkung des lokalen Zusammenhalts und damit einhergehend eine Bevorzugung lokaler Ziele sein. Bei der Zusammenstellung eines Teams sollte man außerdem eine angemessene Balance zwischen Innovationspotential (heterogenes Team) und Konfliktvermeidung (homogenes Team) finden.

Das Ergebnis ist eindeutig: Die meisten Probleme lassen sich vermeiden, wenn das richtige Tool angemessen verwendet wird. Virtuelle Teams können in der richtigen Zusammenstellung lokale Teams sogar übertreffen.

Diskussion

Die Frage, die bleibt: Sind unsere Remote-Teams gut genug und wenn nicht, warum? Ist es Unwissenheit oder Ignoranz? Sind finanzielle Einsparungen in Technik und Training der Grund für scheiternde Teams oder ist es gar die Ablehnung der neuen Tools aus Gründen wie Komplexität oder Angst vor Reform?

Welche konkreten Erfahrungen habt Ihr mit Tools und deren Einsatz im Rahmen der Kommunikation in virtuellen Teams gemacht? Ich freue mich auf Reaktionen hinsichtlich der offenen Fragen.