Wie lässt sich die Datensicherheit erhöhen?

Welche Vorteile bringen ERP-Clouds mit sich?

IT-Sicherheit wird im Zeitalter der Digitalisierung zu einem immer bedeutsameren Thema, da mit der Vereinfachung und Optimierung bestimmter Arbeitsprozesse auch eine gesteigerte Abhängigkeit vom Internet einhergeht – und in Verbindung damit eine höhere Anfälligkeit gegenüber Viren, Cyberangriffen, Netzschwankungen etc.

Wie erhöht ein Unternehmen also zuverlässig seine Sicherheitsstandards und beugt so etwaigen Problemen vor? Maßnahmen, die Sie in diesen Zusammenhang ergreifen können, bieten sich in Gestalt von diversen Software- und Cloudlösungen. Es gilt aber auch Vorkehrungen im Offline-Bereich in Betracht zu ziehen – etwa bauliche Maßnahmen – die ebenfalls helfen können, Ihre Firma erfolgreich abzusichern.

Zusätzlich zur übergreifenden Sicherheit müssen Firmen auch die zuverlässige Vernetzung der Mitarbeiter gewährleisten, damit diese effizient arbeiten können.

ERP-Clouds können in diesem Zusammenhang eine Rolle spielen, als Mittel, um Daten zu speichern sowie diese zu verwalten und so den Zugriff zu erleichtern.

Ein Teil dieses Textes wird sich daher mit den Risiken und Chancen beschäftigen, die ERP-Cloud-Lösungen dem jeweiligen User bieten.

Bevor Sie sich aber mit einzelnen Software-Lösungen beschäftigen, sollten Sie ein umfassendes Sicherheitskonzept erarbeiten.

Schritte beim Erstellen eines Sicherheitskonzepts

Ein solches bemüht sich, die potenziellen Gefahrenquellen, beispielsweise Hackerangriffe, Viren oder fahrlässiges Benutzerverhalten ausfindig zu machen, um sich diesen dann gezielt einzeln zu widmen. Eine detaillierte Strategie sollte daher die Punkte umfassen:

Organisatorische Vorkehrungen, die getroffen werden können (Verantwortlichkeiten, Kontrollen, etc.)
Übersicht der installierten Hard- und Softwarekomponenten
Risikoanalyse mit Gefährdungsübersicht
Maßnahmenplanung
Regelmäßige Sicherheits-Audits

Organisatorische Vorkehrungen beinhalten beispielsweise bauliche Veränderungen sowie Lösungen, die sich die auf die firmeninternen Benutzer Ihres Systems fokussieren. Mit Blick auf Ihre Mitarbeiter sind Anleitungen, Schulungen sowie regelmäßige Refresher-Kurse besonders wichtig, die diesen den korrekten Umgang mit Ihrem IT-System erklären. So gewährleisten Sie, dass nicht etwaige Probleme durch menschliches Versagen hervorgerufen werden. Weiterhin sollten Sie eine Regelung zum Benutzerverhalten vorlegen und von den Angestellten unterschreiben lassen.

Vor allem über Bereiche wie die Nutzung des Webs, der Umgang mit Daten u. Ä. können Sie auf diese Weise Ihre Mitarbeiter informieren und sich rechtlich absichern.

Bauliche Maßnahmen können Sie in Form von Zutrittskontrollen, Klimatisierung und Schutz gegen Feuer oder Wasser ergreifen, um sichere Rahmenbedingungen für die eigene IT im Unternehmen zu gewährleisten.

Auch eine Übersicht der installierten Hard- und Softwarekomponenten sollten Sie regelmäßig anfertigen. Im Zuge dessen bietet es sich auch an, die verwendeten Antivirusprogramme zu überprüfen, um einen umfassenden Schutz zu gewährleisten. Im Idealfall verwenden Sie ein Schutzprogramm mit Virenscanner und kombinieren dieses mit einer Firewall. Da Viren täglich neu geschaffen werden, müssen Sie die Schutzprogramme regelmäßig aktualisieren.

Weiterhin sollten Sie prüfen, ob Ihre verwendeten Softwares einen optimalen Austausch zwischen den Mitarbeitern ermöglichen und dabei bedienerfreundlich sind.
Ist dies nicht der Fall, bieten ERP-Clouds Möglichkeiten, die Sie als Unternehmen nicht vernachlässigen sollten, wenn es Ihnen darum geht, Arbeitsprozesse zu entschlacken und den Austausch und das Speichern von Daten zu erleichtern.

Die Vor- und Nachteile von ERP-Clouds im Hinblick auf die Sicherung und den gleichzeitigen Austausch von Daten

Eine cloudbasierte Lösung hilft in erster Linie dabei, arbeitsrelevante Dateien u. Ä. einzulagern und zu verwalten. Unglücklicherweise stellen Clouds auch attraktive Ziele für Hacker dar aufgrund dessen, dass in diesen mitunter viele Daten gespeichert werden.

Bevor Sie eine solche nutzen, sollten Sie also sehr genau Vor- und Nachteile abwägen.

Vorteile

Sowohl Hardware als auch Software können Firmen über Clouds mieten, wodurch Sie sich die Kosten für eine neue Software-Lizenz sparen. Lediglich monatliche Nutzungsgebühren fallen an.
Auch Personal können Sie auf diesem Wege einsparen, weil Anbieter selbst über spezialisierte Fachkräfte verfügen, die regelmäßig Optimierungen vornehmen.
Jeder Benutzer mit einer Zugangsberechtigung kann auf die Daten zugreifen, unabhängig davon, ob er sich innerhalb der Büroräume befindet, gerade unterwegs ist oder zu Hause.
Cloud-Anbieter sind Experten auf dem Gebiet der Datensicherheit und besitzen oft entsprechende Zertifikate, die dies belegen. Sie stellen also zuverlässig sicher, dass es nicht zu Datenausfällen kommt und sorgen für optimale Performance und Verfügbarkeit.

Nachteile

Potenzielle Hackerangriffe beeinflussen die Datensicherheit. Zwar kümmern sich Experten um den Schutz Ihrer Daten, eine Restgefahr besteht allerdings immer.
Zusätzlich ist die Rechtslage beim Thema Datenschutz teilweise unklar. Falls beispielsweise die Daten in einem Rechensystem gespeichert werden, das nicht in Deutschland steht, greifen deutsche Gesetze möglicherweise nicht.
Bei Public Clouds vertrauen Sie Ihre Daten einem externen Anbieter an. Dadurch entsteht eine gewisse Abhängigkeit, da Sie die Kontrolle über den Speicherort an den Anbieter abgeben. Sie sollten also genau prüfen, ob dieser vertrauenswürdig ist und das Grundkonzept der Cloud zukunftsfähig.
Clouds verlangen stabile Netzwerke. Sind diese nicht gewährleistet, kann es zu Ausfällen kommen, die Arbeitsabläufe hemmen oder behindern.

Hier gilt das Sprichwort: „Besser Vorsicht als Nachsicht.“

Befassen Sie sich eingehend mit dem Thema, bevor Sie eine ERP-Cloud verwenden, um den Anbieter zu finden, der sich am besten eignet, Ihre Vorstellungen umzusetzen.

Fazit

Der Bereich der IT-Sicherheit ist sehr komplex und sich mit ihm auseinanderzusetzen, wird in den kommenden Jahren immer wichtiger werden. Im Speziellen sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie eine optimale Vernetzung und einen fließenden Austausch von Daten ermöglichen, dabei aber nicht die Sicherheit Ihres Systems mindern. Von den diversen Möglichkeiten, die das Internet heutzutage bietet, sollten Sie gezielt diejenige aussuchen, die optimal auf Ihre Unternehmensphilosophie und Ihr Geschäftskonzept zugeschnitten ist und dabei nicht so komplex, dass Sie irgendwann den Überblick über die jeweiligen Funktionen verlieren.