10 Tipps für den IT Freelancing-Arbeitsplatz

Maximale Effektivität für den Job auf eigene Rechnung

Theoretisch ist in Sachen Equipment wirklich nicht viel notwendig, um als Freelancer in der IT-Branche durchzustarten. Praktisch gibt es jedoch eine ganze Menge Dinge, die den Arbeitsplatz des Selbstständigen definieren – und das hat längst nicht nur mit sachgerechter Hard- und Software zu tun.

Für sehr viele IT-Talente, die sich als Freelancer selbstständig gemacht haben, wäre es nie wieder eine denkbare Option, in ein Angestelltenverhältnis zurückzukehren – egal wie groß dort der Fachkräftemangel sein mag und welche Benefits die Unternehmen dementsprechend zu verteilen gewillt sind. Da wirkt die große Freiheit, die das Freelancing bietet, einfach wesentlich stärker als jedes Versprechen auf ein festes Gehalt samt attraktiven Boni und geregelten Arbeitszeiten.

Aber: Die große Freiheit als Selbständiger kommt mit der Bedingung, auch gewisse Pflichten erfüllen zu müssen, vor allem sich selbst gegenüber – selbst, wenn sie nirgendwo verpflichtend niedergeschrieben wurden. Wer im Sinne klassischen Freelancings immer vor Ort in den Räumlichkeiten der auftraggebenden Unternehmen arbeitet, hat dabei natürlich weniger Pflichten. Umso stärker sollten jedoch all jene IT-Talente am Ball bleiben, die zumindest zeitweilig ihren Arbeitsplatz frei bestimmen können oder gar überwiegend von zuhause arbeiten.

Für alle, die mit dem Gedanken spielen, Freelancer zu werden, die gerade erst ihre Selbstständigkeit begonnen haben, aber auch die alten Hasen haben wir diesen Ratgeber verfasst. Er liefert Tipps, um das ortsunabhängige Arbeiten, vor allem mit Fokus aufs Homeoffice, so effektiv, gesund und komfortabel wie möglich zu machen.

1. Absprache mit dem Vermieter

Wer zur Miete wohnt, hat diese Räumlichkeiten zunächst für die private Nutzung angemietet. Ändert sich dies und es wird auch Erwerbsarbeit dort durchgeführt, hat der Vermieter mitunter ein Recht darauf, informiert zu werden, was seine Mieter zuhause tun.
Je nach Vertrag wird deutlich zwischen einer privaten und einer gewerblichen Nutzung unterschieden. In der Regel wird eine Tätigkeit im IT-Bereich auch zuhause relativ ruhig ablaufen, gegebenenfalls gibt es dennoch Kundenbesuche. Möglicherweise soll die Wohnadresse auch als Gewerbeanschrift angegeben werden. Dies sorgt rechtlich für eine „Außenwirkung“, die kann der Vermieter durchaus untersagen.
Was allerdings in der Praxis, wenn man erklärt, was exakt man beruflich macht, wohl nur in den seltensten Fällen so kommen wird – IT-Freelancing ist nun mal kein Geschäft mit dutzenden Kundenbesuchen täglich. Dennoch sollte der Vermieter rechtzeitig informiert werden, um rechtlich abgesichert zu sein. Je länger man damit wartet, desto größer der potenzielle Ärger, wenn es dennoch ans Licht kommt.

Coworking Spaces sind mehr als Arbeitsräume für Menschen, die nichts fest anmieten möchten. Sie sind auch wichtige soziale Zentren für Selbstständige. Bild von stock.adobe.com © Pixel-Shot

2. Soziale Kontakte pflegen

Für viele mag die Arbeit im Homeoffice das Nonplusultra sein. Absolute Ruhe, keine störenden Kollegen, der Feierabend nur einen Sprung auf die Couch entfernt. Stimmt weitestgehend auch. Aber: Nicht nur den Feierabend und die Wochenenden, sondern auch einen Großteil der Arbeitszeit „im stillen Kämmerlein“ zu verbringen, bedeutet dabei auch eine große Herausforderung.
Mit „soziale Verwahrlosung“ lässt sich das nur unzureichend umschreiben; man koppelt sich faktisch von der Welt draußen ab. Das ist nicht nur eine psychologische Gefahr, sondern durchaus auch eine berufliche. Denn vor allem Networking funktioniert meist nur dann effektiv, wenn man es Face to Face betreibt und nicht nur über digitale Kommunikationswege.
Ergo: Auch ausschließliche Homeoffice-Freelancer sollten die Coworking Spaces ihrer Umgebung kennen und gegebenenfalls regelmäßig aufsuchen, auch ohne besonderen Grund. Unter Menschen zu kommen, ist Grund genug. Zudem ergeben sich durch den Kontakt mit den Anwesenden dort auch wertvolle Informationen und Inspirationen für die Verbesserung der eigenen Selbstständigkeit.

3. Ein eigener Arbeitsraum

Viele Klischeebilder zeigen Freelancer bei der Arbeit zuhause mit einem Laptop auf dem Schoß auf dem Sofa oder lässig am Küchentisch in einer modernen Loftwohnung. Für manche Freelancer mag dies zutreffen, doch auf Dauer ist diese Arbeitsweise nicht gesund.
Ohne auf die ergonomischen Nachteile dabei einzugehen (Rücken, Nacken und Co.), sollte man das schon aus psychologischen Gründen nicht tun. Beim Arbeiten im eigenen Zuhause fällt es ohnehin schwerer, eine Grenze zwischen der beruflichen Tätigkeit und der Freizeit zu ziehen.
Deshalb sollte man als Freelancer alles daransetzen, sich zuhause ein Office einzurichten, das man nur zum Arbeiten betritt. Unter Umständen genügt auch schon ein durch Regale oder andere Möbel abgetrennter dedizierter Arbeitsplatz. Dies hilft nicht nur dabei, sich besser auf die Arbeit fokussieren zu können, sondern auch dabei, nach Feierabend besser abschalten zu können. Die Work-Life-Balance wird es danken.

Ohne Weiteres in den normalen Wohnräumen zu arbeiten ist nicht nur ergonomisch fragwürdig. Es ist for allem katastrophal für die Work-Life-Balance. Bild von stock.adobe.com © Flamingo Images

4. Kontinuierlichen Workflow sicherstellen

Im Rechner steckt eine unempfindliche SSD, der gesamte Datenverkehr läuft über eine NAS und die wichtigsten Daten stecken zusätzlich in der Cloud. Alles sicher also? Nein, keineswegs. Denn wenn jeder IT-Experte etwas eigentlich am besten wissen sollte, dann, dass vor allem Hardware die Neigung hat, dann kaputt zu gehen, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann.
Das allein sollte schon Grund genug sein, im Homeoffice zumindest ein kleines Ersatzteillager einzurichten:
• Notebook-Akku
• Netzteil(e)
• Kabel aller Art
• Tastatur & Maus
• RAM-Bausteine
• (WLAN)Router
• Tintenpatronen/Tonerkartuschen

Übrigens: Wenn man was aus dem Vorrat entnimmt, zeitnahes Auffüllen nicht vergessen.

5. Ergonomie nach Vorschrift

Eigentlich entscheiden sich viele gerade deshalb für eine Tätigkeit als Freelancer, weil sie selbstbestimmt arbeiten möchten, ohne ständige Anweisungen „von oben“. An einem Punkt aber sollte man sich durchaus Input von außen annehmen – bei der Arbeitsplatz-Ergonomie.
Denn der Gesetzgeber, dazu die Berufsgenossenschaften, Versicherer usw. haben Vorgaben und Leitfäden erarbeitet, die gute Tipps bereithalten. Verpflichtend sind diese zwar nur für Arbeitgeber – wer selbstverantwortlich arbeitet, muss sich nicht daran halten. Doch auch als Freelancer kann man davon profitieren.
Denn da hat man die volle Freiheit, wirklich vollumfänglich auf einen gesunden Arbeitsplatz zu achten. Was auf jeden Fall das Mindestmaß sein sollte:
• Ein „richtiger“, am besten höhenverstellbarer oder für die eigene Körpergröße passender Schreibtisch.
• Ein ergonomischer Bürostuhl, der auch für langes Sitzen geeignet ist.
• Bildschirm und Tastatur getrennt – Notebooks sind aus ergonomischer Sicht eine Katastrophe, weil entweder der Bildschirm zu tief und nah oder aber die Tastatur zu hoch und weit entfernt ist.
• Eine gute Beleuchtung des Arbeitsplatzes. Kein gemütliches Schummerlicht.

Diese Punkte sollten auf jeden Fall berücksichtigt werden. Aber es sollte nie den Willen ablösen, sein Heimbüro nach und nach noch besser zu gestalten. Denn Ergonomie ist, das darf man nie vergessen, gleichbedeutend mit einer Bewahrung der eigenen Leistungsfähigkeit auf lange Zeit. Dass dies direkt mit dem langfristigen Erfolg der eigenen Freelancer-Arbeit verbunden ist, dürfte klar sein.

Ergonomie macht nicht an der Wohnungstür halt. Gerade als Homeoffice-Freelancer sollte man seinen Arbeitsplatz vollends „körpergesund“ einrichten. Bild von stock.adobe.com © nd3000

6. Finanziell vorsorgen

Das Angestelltendasein unterscheidet sich von der Selbständigkeit vor allem im Bereich der Entlohnung. Während bei ersterem ein festes, vertraglich abgesichertes, einklagbares, regelmäßiges und kalkulierbares Mindesteinkommen besteht, sieht es bei Freelancern anders aus. Wer sich am Markt etabliert und vielleicht sogar Stammkunden hat, verfügt zwar ebenfalls über ein gutes Einkommen, doch Sicherheit und Regelmäßigkeit sind nicht zwangsläufig gegeben. Zudem macht es für andere, namentlich die Finanzbranche, einen erheblichen Unterschied, wer einem IT-Profi monatlich das Girokonto füllt.

Gerade, wenn es darum geht, einen Kredit zu beantragen, zeigt sich, dass dies für Selbständige mit gewissen Hürden verbunden ist. Sie zählen durch das unkalkulierbare Einkommen zu einer Risikogruppe, was sich auf die Rahmenbedingungen der Angebote auswirkt. Für jede Form von Kredit muss oft länger gesucht werden, müssen oft viel mehr Nachweise und Sicherheiten geliefert werden. Dennoch ist es nicht unmöglich, ein Darlehen zu bekommen. Wer sich im Netz informiert, findet individuelle Lösungen auch zu akzeptablen Konditionen.

Zusätzlich ist es deshalb jedoch auch sinnvoll, sich von Anfang an ein Finanzpolster für das Unternehmen und sich selbst anzulegen. Für den Notfall, für die Aufrüstung des Büros, für Investitionen. Vielleicht kann das nicht verhindern, dass man dennoch irgendwann einen Kredit benötigt, aber es kann zumindest als Eigenkapital die Konditionen verbessern. Und vielleicht sollte man längerfristig auch überlegen, sich eine der besten Sicherheiten überhaupt anzuschaffen – eine Immobilie.

7. Das richtige Zeitmanagement

Als Selbstständiger arbeitet man, wenn man Lust hat, solange man Lust hat. Aber es ist nicht von der Hand zu weisen, dass allein die Tatsache, dass man hier auf eigene Rechnung arbeitet, dafür sorgt, dass man weitaus stärker emotional involviert ist als die meisten Angestellten. Soll heißen, für das eigene Business sind die meisten bereit, wesentlich länger und härter zu arbeiten als sie es angestellt in einem Unternehmen tun würden. Allerdings: Egal ob angestellt oder selbstständig, die Leistungsfähigkeit eines Menschen bleibt gleich.
So neigen viele Selbstständige dazu, pro Tag viel länger zu arbeiten – verstärkt wird das noch im Homeoffice und vor allem bei Alleinlebenden; es droht Überarbeitung bis hin zu Burnout mit allen damit verbundenen Gesundheitsrisiken und darüber natürlich auch für die eigene Selbstständigkeit.
Deshalb sollte jeder einen guten Weg für sich finden, die Zeit im Auge zu behalten und konsequent Schlussstriche ziehen zu können. Sinnvoll ist es zudem, sich angesichts dessen auch über das Thema chronobiologisches Arbeiten informieren und die selbstständige Freiheit nutzen, nach der eigenen biologischen Uhr zu arbeiten, statt Vorgaben, die man irgendwann erlernt und zu Beginn des Freelancings einfach beibehalten hat.

Als einsamer Freelancer vergisst man zuhause schnell die Zeit. Die Uhr soll als Mahner dienen, es nicht zu übertreiben – seiner Arbeitskraft zuliebe. Bild von stock.adobe.com © kanshkin

8. Ordnung am Arbeitsplatz

Wie sollte das perfekte Heimbüro aussehen? Hier hat sicherlich jeder von uns eine etwas andere Vorstellung zu – selbst wenn man die weiter oben genannten ergonomischen Aspekte vollends beherzigt. Ein Vorteil im Homeoffice ist die Möglichkeit, den Arbeitsplatz rundum passend zu den eigenen Vorstellungen gestalten zu können.
Dennoch sollte es dort nicht zu gemütlich werden. So schön es beispielsweise auch sein mag, den Schreibtisch mit Marvel/DC-Figuren zu verzieren, sich im ganzen Raum mit Filmpostern und Ähnlichem zu umgeben, so sehr muss man auch eines bedenken:

Zwar sorgen sie für eine angenehme Atmosphäre und persönliche Gegenstände tragen dazu bei, dass wir uns dort wohlfühlen. Zuviel des Guten sorgt jedoch für Ablenkung und damit leidet nachweisbar die Leistungsfähigkeit. Hier sollte jeder für sich den passenden Mittelweg finden. Denn an einem zu nüchternen Arbeitsplatz fehlt mitunter dann die Motivation.
Gut fährt man, indem man seinen Arbeitsplatz so privat ausgestaltet, wie man es auch als Angestellter im bereitgestellten Büro tun dürfte. Etwa:
• ein, zwei private Fotos
• wenige, kleine Deko-Artikel auf dem Tisch
• einige Topfpflanzen
• evtl. ein Filmplakat, Bild o.Ä. an der Wand

Dabei sollte man auch nicht vergessen, dass man sich ja zuhause befindet – die wirklich vollumfänglich persönlich eingerichteten Wohnräume finden sich ja nur wenige Schritte entfernt.
Gleichzeitig ist ein gewisses Maß an Ordnung sinnvoll. Selbst für chaotische Köpfe ist es förderlich, den Arbeitsplatz hin und wieder aufzuräumen und unnötige Dinge auszusortieren. Wer zudem Kundenbesuch bekommt, muss noch mehr auf Ordnung und Sauberkeit achten um als seriöser Partner auftreten zu können.

9. Umgang mit Störquellen

Die Erfahrung im Homeoffice zeigt eines ganz deutlich: Den meisten Menschen aus dem eigenen Umfeld ist zwar vollkommen bewusst, dass man dort arbeitet. Dennoch kann die räumliche Nähe dazu verleiten, kurz im Arbeitsraum vorbeizusehen.
Das ist je nach Umfang des privaten Personenkreises und deren Maß an Ignoranz durchaus ein echtes Problem. Denn jede dieser Störungen reißt einen aus der Arbeitskonzentration heraus und senkt somit Qualität wie Quantität der täglich geleisteten Arbeit. Prinzipiell bleiben einem dagegen nur wenige effektive Optionen.

1. Je weniger Personen davon wissen, dass man täglich zuhause ist und dort arbeitet, umso geringer das Risiko, dass unerwarteter Besuch vor der Tür steht.
2. Das persönliche Umfeld sollte mit Nachdruck darüber informiert werden, dass die eigene Anwesenheit zuhause nicht bedeutet, dass man frei ist für Anrufe und Besuche, sondern dass man „auf der Arbeit“ ist, vielleicht ergänzt um ein deutlich sichtbares Türschild.
3. Wenn jemand klingelt, macht man nach einem Blick durch den Türspion einfach nicht auf oder informiert über die Gegensprechanlage, dass man keine Zeit habe. Dieser Umgang benötigt allerdings eine gewisse Robustheit, vor der viele zurückschrecken, weil sie ihre Lieben nicht vergrätzen wollen.
4. Man schaltet während der Arbeitszeiten die Türklingel ab und stellt im Handy zumindest die Nummern notorischer Störer auf stumm, im Smartphone ist dies mittlerweile meist auch mit Bordmitteln möglich.

Als Ergänzung zu letzterem könnte man natürlich auch folgendes tun: Nur für das Berufliche eine zweite SIM, gegebenenfalls samt Handy anschaffen und während der Arbeit die private SIM bzw. gleich das ganze Handy ausschalten. Bei Dual-SIM-Geräten ist das nur ein paar wenige Einstellungen entfernt.
In der Praxis zeigt sich allerdings, dass es für die meisten Menschen gut funktioniert, indem man einfach in seinem Umfeld einfordert, alle Bekannten mögen sich bitte so verhalten, als sei man tatsächlich irgendwo fern von zuhause auf der Arbeit. Niemand würde auf die Idee kommen, spontan jemanden im Unternehmen am Arbeitsplatz zu besuchen.

Zu viele Menschen neigen dazu, Homeoffice mit Besuchszeit gleichzusetzen. Dem muss man um seiner Konzentration wegen konsequent Riegel vorschieben. Bild von stock.adobe.com © Denis Rozhnovsky

10. Umgang mit Kundenterminen

Für die meisten IT-Freelancer wird sich ein Großteil des Kontakts mit Kunden über digitale Kanäle oder beim Kunden selbst abspielen. Es ist üblich, die Unternehmen bei einem Termin selbst aufzusuchen. Dennoch gibt es auch Ausnahmen. Schließlich kommt es auch immer auf die jeweilige Tätigkeit an.
Somit kann es auch vorkommen, dass die Kunden zu einem Termin zum Freelancer kommen. Dann stellt sich die Frage, welcher Rahmen oder generell welcher Ort für einen Kundentermin gut geeignet ist. Lädt man den Kunden zu sich nachhause ein, sollten die Räumlichkeiten auch entsprechend seriös und professionell wirken.
Eine mögliche Alternative ist ein Treffpunkt auf „neutralem Boden“. Dafür gibt es zahlreiche Möglichkeiten, je nach Art des Termins:

• Cafés/Brasserien
• Coworking Spaces – hier gibt es oft spezielle Räumlichkeiten für Meetings
• Meeting-Räume zum Anmieten, etwa in Hotels – sie sind jedoch oftmals eher groß, weil normalerweise für Tagungen, Schulungen usw. angedacht
• niveauvolle Business-Hotels – hier gibt es oft abgetrennte Bereiche in der Lobby
• gehobene Speiserestaurants
Von diesen Optionen sollte man sich im Umkreis von 50 bis 100 Kilometer um sein Heimbüro eine umfassende Liste erstellen – je nachdem, woher der Kunde kommt, kann man dann das auswählen, was für ihn am besten zu erreichen ist und was sich für den Termin am besten eignet.
Ganz wichtig jedoch: Insbesondere bei allen Gaststätten muss man wissen und notiert haben, wann dort Stoßzeit herrscht. Schlägt beispielsweise ein Kunde einen Termin um die Mittagszeit vor, wäre es ziemlich schlecht, sich mit ihm in einem Restaurant zu treffen. Dann wäre wohl er das dann leere Frühstückscafé der bessere, weil ruhigere Ort.

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3) https://stock.adobe.com/de/images/entrepreneur-working-on-her-small-business-at-her-kitchen-table/183967471
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