Wissenswertes über die digitale Personalakte

Die Digitalisierung schreitet überall voran. Gerade Abläufe in der Verwaltung lassen sich digital effizienter darstellen, was Prozesse vereinfacht und Kosten senkt. Die digitale Personalakte ist eine Option, die Digitalisierung voranzutreiben. Was Unternehmen über dieses Thema wissen sollten und welche Vorteile die digitale Personalakte mit sich bringt, ist Thema dieses Artikels.

Die Vorteile einer digitalen Personalakte

Der Wechsel von analogen auf digitale Prozesse erfolgt, da sich spezifische Vorteile bieten. Dies gilt auch für die digitale Personalakte. Der digitale Wandel in Unternehmen ist jedoch noch nicht so weit fortgeschritten, wie er sein könnte. Gerade kleine und mittlere Unternehmen zögern mit Investitionen oder scheuen die Abkehr von bewährten Abläufen. Doch besonders für diese Unternehmen bringt die Digitalisierung klare Vorteile mit.

In erster Linie geht es um Kostensenkungen. Mit digitalen Prozessen sinkt der Aufwand in der Verwaltung, was die Ausgaben in diesem Bereich direkt senkt. Indirekt reduzieren sich die Kosten unter anderem dadurch, dass kein Papier mehr benötigt wird und Drucker ebenfalls obsolet sind. Gleiches gilt für Akten und den benötigten Platz für das Archiv. Auch dadurch entstehen Kosten in Unternehmen.

Ein zentraler Vorteil der digitalen Personalakte ist der schnelle Zugriff. Über die Suche findet sich die gewünschte Information innerhalb von Sekunden. Dies steht entgegen der Suche in Aktenordnern, die teilweise Stunden in Anspruch nimmt. Ebenfalls ist die Einführung von digitalen Personalakten ein Schritt hin zur Green IT. Vor allem das Konzept des papierlosen Büros erfordert es, analoge Prozesse durch digitale Lösungen zu ersetzen.

Lösungen für die digitale Personalakte

Bei der Integration von Lösungen wie einer digitalen Personalakte bietet es sich an, auf etablierte Software zu setzen. So bietet Factorial eine digitale Personalakte als Teil der eigenen HR-Software an. Diese Software bringt alle Funktionen einer Personalakte in digitaler Form mit. Dazu gehören neben der Speicherung von personenbezogenen Daten Verträge, Steuerunterlagen oder Gehaltsinformationen. Darüber hinaus ist auf diesem Weg die Erfassung von Arbeitszeiten, die Verwaltung von Urlaubsanträgen sowie die Speicherung von Urkunden, Bescheinigungen und Nachweisen möglich. Die moderne digitale Personalakte bündelt also eine Reihe von Funktionen und erleichtert so die tägliche Arbeit in der Personalabteilung.

Unternehmen, die sich für die Einführung einer digitalen Personalakte entscheiden, sollten ebenfalls eine Strategie zur Digitalisierung der älteren Daten erstellen. Auf diesem Weg gelangen alle notwendigen Informationen in das System. Damit verhindern Unternehmen, dass die Verwaltung zweigleisig fahren und bestimmte Informationen weiterhin in Papierakten suchen muss. Erst dann entfalten Lösungen wie eine digitale Personalakte das gesamte Potenzial.

Datenschutz: ein wichtiges Thema bei der digitalen Personalakte

Wer digitale Systeme einführt, die persönliche Daten speichern oder verarbeiten, muss sich unbedingt mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen auseinandersetzen. Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung setzt beispielsweise eine Reihe von Vorgaben, was die digitale Archivierung von Dokumenten betrifft.

So spielt der Datenschutz bei digitalen Personalakten eine wichtige Rolle. In erster Linie müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Daten haben. Systeme und Datenbanken müssen dementsprechend durch sichere Zugriffskontrollen nach dem aktuellen Stand der Technik geschützt sein.

Ein weiterer Punkt betrifft die Daten, die in der digitalen Personalakte festgehalten werden. Bestimmte Informationen dürfen hier nicht gespeichert werden. Dazu zählen vertrauliche Unterlagen des Betriebsarztes sowie Angaben über Krankentage und den Grund für Krankheitsausfälle. Ebenfalls dürfen Bemerkungen über die Leistung des Mitarbeiters nicht in der Personalakte vermerkt werden. Auch darf der Arbeitgeber in der Akte nicht festhalten, ob ein Mitarbeiter sich für den Betriebsrat beworben hat oder Daten zu rechtlichen Streitigkeiten hier ablegen.