Projektmanagement-Software: Was kann sie und welche ist die Beste?

Projektmanagement-Software kann dazu beitragen, organisiert zu bleiben und eine Vielzahl von Projekten zu verwalten. Bei der großen Auswahl an Anbietern ist es aber nicht einfach zu erkennen, welche Projektmanagement-Software für das eigene Unternehmen geeignet ist. In diesem Blogbeitrag gehen wir darauf ein, was eine Projektmanagement-Software leisten kann, und was bei der Entscheidung für ein spezifisches Programm wichtig ist.

Was ist eine Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software (PMS) ist ein Werkzeug, das bei der Planung und Durchführung von Projekten unterstützt. Durch die Bereitstellung einer organisierten Plattform, auf der alle Projektbeteiligten über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten werden, trägt ein gutes PMS zum erfolgreichen Abschluss eines jeden Projekts bei.

Was leistet Projektmanagement-Software? 

Mit der PMS kann man Projekte problemlos planen, organisieren, verwalten und kontrollieren, während die Teammitglieder die Möglichkeit haben, zusammenzuarbeiten und über den Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben. 

Funktionen von Projektmanagement-Software: 

• Planung 

Die erste und wichtigste Funktion einer Projektmanagement-Software besteht darin, bei der Planung eines Projekts zu unterstützen. Dazu gehören die Erstellung eines Zeitplans, die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder und die Festlegung von Fristen. Die Software hilft auch bei der Verfolgung des Fortschritts und stellt sicher, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist. 

• Fortschritt verfolgen 

Zu der Fortschrittskontrolle gehört die Verfolgung der Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben, des verbleibenden Arbeitsaufwands und des Status der einzelnen Aufgaben. Anhand dieser Informationen kann man Probleme erkennen und notwendige Änderungen am Projektplan vornehmen. 

• Probleme erkennen 

Die Problemerkennung identifiziert Risiken, Probleme und Abhängigkeiten. Wenn man diese Probleme frühzeitig erkennt, können Änderungen am Projektplan durchgeführt werden, um sie zu vermeiden. 

• Änderungen vornehmen 

Sobald Probleme erkannt wurden, ist es oft notwendig, Änderungen am Projektplan vorzunehmen. Dazu kann es gehören, den Zeitplan zu ändern, Aufgaben neu zuzuweisen oder Fristen zu ändern. Projektmanagement-Software kann helfen, diese Änderungen schnell und einfach vorzunehmen. 

• Kommunikation mit Teammitgliedern 

Projektmanagement-Software verbessert die Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Dazu gehören das Versenden von Nachrichten, die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zuweisung von Aufgaben. Mithilfe der Software können Unternehmen sichergehen, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten. 

• Berichterstattung über den Fortschritt 

Die PMS hilft bei der Erstellung von Berichten über den Projektstatus, die Anzahl der erledigten Aufgaben und den Umfang der verbleibenden Arbeit. Mit diesen Berichten kann man den Beteiligten den Fortschritt mitteilen und sicherstellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist. 

• Budgets Verwalten 

Zu der Verwaltung von Budgets gehören die Verfolgung der Kosten, die Festlegung von Ausgabenlimits und die Überwachung von Rechnungen. Durch diese Funktion garantieren Unternehmen, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt. 

• Ressourcen Verwalten 

Die Projektmanagement-Software hilft bei der Verwaltung von Ressourcen, wie der Verfolgung von Lagerbeständen und der Bestellung von Verbrauchsmaterial. Durch den Einsatz der Software können Unternehmen dafür sorgen, dass das Team zum richtigen Zeitpunkt Zugang zu den benötigten Ressourcen hat. 

Vorteile des Einsatzes von Projektmanagement-Software 

PMS bringen viele Vorteile, wie: 

• gesteigerte Effizienz 
• verbesserte Kommunikation & Kollaboration 
• Kostenersparnis 
• erhöhter Überblick 
• bessere Organisation 
• größere Flexibilität 

Merkmale der besten Projektmanagement-Software

Die folgenden Aspekte sollten bei der Suche nach einer geeigneten Projektmanagement-Software beachtet werden: 

• Benutzerfreundlichkeit 

Die Software sollte intuitiv und benutzerfreundlich sein, damit die Mitarbeiter schnell lernen können, sie zu nutzen. 

• Zusammenarbeit in Echtzeit 

Diese Funktion ermöglicht es den Benutzern, in Echtzeit an Projekten zusammenzuarbeiten, was die Kommunikation und Koordination zwischen den Teammitgliedern verbessern kann. Sie kann dazu beitragen, den Bedarf an Besprechungen zu verringern, da die Teammitglieder Informationen und Aktualisierungen problemlos über die Software austauschen können. 

• Aufgabenverwaltung 

Diese Funktion ermöglicht es, auf einfache Weise Aufgaben zu erstellen und zu verfolgen, Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen und Fristen für Aufgaben zu setzen. Außerdem sollte die Software den Nutzern einen Überblick über alle Aufgaben bieten, damit sie leicht erkennen können, welche fällig sind und welche sich im Verzug befinden. 

• Ressourcenmanagement 

Die Ressourcenmanagement-Funktionen helfen Nutzern dabei, überhöhte Ausgaben oder Materialknappheit zu vermeiden, indem sie ihnen einen Überblick über alle Ressourcen geben, die für ein Projekt verwendet werden. 

• Berichte & Analysen 

Mit diesen Funktionen können die Benutzer Reportings über den Fortschritt ihrer Projekte erstellen, sodass sie alle verbesserungsbedürftigen Bereiche identifizieren können. Analysen & Berichte können ebenfalls dabei helfen, bessere, faktenbasierte Entscheidungen für künftige Projekte zu treffen. 

Die genauen Funktionen einer PMS unterscheiden sich zwischen verschiedenen Anbietern. Welche Software die beste ist, entscheidet sich daher anhand der individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens.  

Fazit 

Projektmanagement-Software ist für Unternehmen eine enorme Bereicherung für die Verwaltung und den Abschluss von Projekten. Softwaregestütztes Projektmanagement ermöglicht eine effiziente Koordination von Aufgaben, hilft unter anderem bei der Überwachung von Budgets, Zeitplänen und Fristen und erleichtert die Kommunikation zwischen Projektleiter und Teammitgliedern. 

Bei der Auswahl der PMS ist es wichtig, sorgfältig vorzugehen. Unternehmen sollten ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse berücksichtigen, bevor sie die Entscheidung treffen, welche Software für sie am besten geeignet ist.