Die erfolgreiche ERP-Einführung

Die ERP-Einführung ist ein Projekt mit enormer Tragweite. Damit sie erfolgreich verlaufen
kann, sollten Unternehmen daher strukturiert vorgehen. Worauf es in den einzelnen Phasen
im ERP-Projekt besonders ankommt, erklärt dieser Artikel.

Phasen der ERP-Einführung

Ein ERP-Projekt lässt sich grob in folgende Phasen einteilen:

• Anforderungsanalyse
• Erstellung des Lastenhefts
• Erstellung und Abnahme des Pflichtenhefts
• Umsetzung

Betrachten wir diese Schritte auf dem Weg zu einem neuen ERP-System nun genauer.

Anforderungsanalyse des ERP-Systems

Der Grundstein für den Erfolg einer ERP-Einführung wird bereits in dieser frühen Phase
gelegt. Denn in diesem Schritt analysieren Unternehmen, welche fachlichen Anforderungen
sie an ihr neues System haben. Umgesetzt wird dies durch eine Aufnahme der Prozesse in
allen Fachbereichen. Idealerweise erfolgt an dieser Stelle außerdem die Definition der
zukünftigen (optimierten) Soll-Prozesse. Wichtig ist dies, weil das neue ERP nicht nur den
Ist-Zustand abbilden, sondern natürlich für Verbesserungen sorgen soll.

Erstellung des Lastenhefts

Auf Basis der Anforderungsanalyse kann nun das Lastenheft erstellt werden. Es beinhaltet
alle Anforderungen sämtlicher Abteilungen an das zukünftige ERP-System. Die
Formulierung sollte stets lösungsoffen erfolgen. Das heißt: Im Lastenheft beschreiben
Unternehmen nicht die gewünschten Funktionen (die Technik), sondern lediglich die
fachlichen Anforderungen. Weiterhin sollten die benötigten Analysen und Berichte aufgeführt
werden.

Abnahme des Pflichtenhefts

Das fertige Lastenheft wird an die infrage kommenden ERP-Anbieter versendet. Es ist somit
ein zentrales Werkzeug zum Einholen von Angeboten und zur finalen ERP-Auswahl. Wurde
schließlich ein passendes System evaluiert, wird der ERP-Anbieter darum gebeten, ein
Pflichtenheft zu erstellen. Darin beschreibt er genau, wie er die einzelnen Anforderungen mit
seinem System technisch umsetzen wird. Erst nach Abnahme dieses Dokuments startet die
Implementierung des ERP-Systems.

Die Umsetzungsphase

In dieser Phase wird die Einführung der ERP-Lösung technisch und organisatorisch
umgesetzt. Im Einzelnen sind folgende Schritte zu durchlaufen:

• Aufbau einer ERP-Testversion durch den Anbieter: praxisnahe Testumgebung mit
  realistischen Daten; Zugriffsmöglichkeiten für alle Mitarbeiter, die später mit dem
  ERP-System arbeiten werden; ausführliche Tests
• Anpassung und funktionale Abnahme
• Datenaufbereitung: Daten aus Altsystemen extrahieren, aufbereiten, aktualisieren und für
  die Migration vorbereiten (passendes Format)
• Schulung der Mitarbeiter: meist im Train-the-trainer-Prinzip (zuerst Schulung sogenannter
  Key-User, dann Schulung der Endanwender durch Key-User)
• Migration: Übernahme der Daten aus dem Vorgängersystem in die neue Software
• Go-live: letzter Schritt der Einführung, Produktivsetzung der neuen ERP-Software,
  Abschaltung des Altsystems

Erfolgreiche ERP-Einführung mit COBUS ConCept

Insgesamt wird deutlich: Die Einführung einer ERP-Software ist nicht ganz trivial. Wichtig ist
vor allem die richtige Vorbereitung. Wie reibungslos die ERP-Einführung letztlich abläuft,
hängt jedoch auch vom System und dem Anbieter ab. Vorteilhaft sind vor allen Dingen
Produkte, die optimal zur Größe und Branche eines Unternehmens passen. Ein Beispiel ist
COBUS ConCept. Der ERP-Anbieter hat sich auf ERP-Software für den Mittelstand
spezialisiert. Im Portfolio finden sich zahlreiche Branchenlösungen – etwa für den
Maschinenbau, die Metallverarbeitung, den Automobilsektor und die Kunststoffverarbeitung.
Die Software lässt sich durch die konsequente Branchenausrichtung und die entsprechende
Erfahrung der ERP-Berater besonders einfach implementieren. Dies verkürzt die
Projektdauer, senkt Kosten und reduziert Risiken.