Automatisiertes Recruiting – mithilfe von HR-Software den Bewerbungsprozess optimieren

Unternehmen fällt es aufgrund des demografischen Wandels und dem damit verbundenen Fachkräftemangel immer schwerer, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Überdies gestalten sich die Beschäftigungsverhältnisse aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung ungleich komplexer und die Jobprofile sind ausdifferenzierter als noch vor wenigen Jahren.

Die Suche nach geeigneten Talenten wird dadurch immer aufwendiger. Herkömmliche Methoden des Recruitings gelangen an ihre Grenzen, gleichzeitig erreichen sie immer seltener die gewünschte Zielgruppe. Eine Lösung für diese Problematik bietet die Automatisierung des Recruiting-Prozesses.

Was wird unter Recruiting Automation verstanden?

Eine Recruiting Automation, wie sie beispielsweise die rexx systems Recruiting Software  beinhaltet, ermöglicht es der Personalabteilung eines Unternehmens, durch den automatisierten Ablauf von Rekrutierungsmaßnahmen die Produktivität zu steigern.

Bei der Automatisierung werden Tools verwendet, die moderne Technologien wie KI (Künstliche Intelligenz), Sprachverarbeitung, maschinelles Lernen oder Predictive Analytics nutzen, um simple Arbeitsabläufe, wie sie bei der Suche nach Mitarbeitern anfallen, stimmig und verlässlich abzuarbeiten.

Wer benötigt ein automatisiertes Recruiting?

Recruiting-Software kommt zunehmend bei Unternehmen zum Einsatz, die sich darüber im Klaren sind, dass traditionelle Verfahren der Personalbeschaffung nicht mehr ausreichen, um qualifizierte Mitarbeiter in kurzer Zeit zu finden.

Dabei handelt es sich in der Regel um stark wachsende und international agierende Konzerne, die von einem steigenden Personalbedarf und einer wachsenden Fluktuation betroffen sind. Aber auch prosperierende KMU (Kleine und Mittelständische Unternehmen) profitieren von einer Automatisierung der Recruiting-Prozesse, da die mit einer Expansion verbundene Papier- und Datenflut händisch nicht mehr bewältigt, geschweige denn verwaltet werden kann.

Welche Vorteile sind mit einem automatisierten Recruiting-Prozess verbunden?

Recruiting Automation erleichtert der Personalabteilung ihre Arbeit in vielerlei Hinsicht. Sie profitiert dabei von den folgenden Vorteilen:

• Zeitersparnis: Sich wiederholende Aufgaben werden automatisiert erledigt und abgehakt. Die Abteilung gewinnt Zeit für sinnvollere strategische Maßnahmen.
• Verbesserung der Einstellungsqualität: Talente mit hohem Potenzial werden frühzeitig identifiziert und gefördert.
• Schnellere Kommunikation: Jobsuchende sind häufig frustriert, wenn die Kommunikation stockt oder ganz ausbleibt. Eine Software antwortet auf eine Bewerbung in kurzer Zeit und hält die Arbeitssuchenden auf dem Laufenden.
• Stärkung der Arbeitgebermarke: Eine effiziente und transparente Kandidatenerfahrung trägt dazu bei, einen Ruf als begehrter Arbeitgeber aufzubauen und zu pflegen.
• Wettbewerbsvorteil: Ein kompaktes Recruiting stellt sicher, dass Spitzentalente eher im eigenen Unternehmen als bei der Konkurrenz ein Unterkommen finden.

Welche Recruiting-Prozesse können automatisiert werden?

Es empfiehlt sich, nicht alle Prozesse zu automatisieren, um ein persönliches Verhältnis zwischen Unternehmen und zukünftigen Mitarbeitern zu erhalten. Die folgenden Abläufe jedoch werden von einer Software effizient bearbeitet und entlasten die Recruiter merklich.

Bewerbungsmanagement

Ein Tool zum Bewerbungsmanagement umfasst fast alle automatisierten Recruiting-Prozesse. Es erlaubt, den Verwaltungsaufwand von Bewerbern auf ein Minimum zu reduzieren. Alle Bewerbungen und Kandidaten werden systematisch archiviert. Über Filter und Suchfunktionen werden bestimmte Bewerber, die die spezifischen Anforderungen für ein Jobprofil erfüllen, in Sekundenschnelle gesucht und gefunden.

Multiposting von Stellenanzeigen

Stellenanzeigen müssen attraktiv und professionell gestaltet sein, damit sie Kandidaten ins Auge fallen. Mit der Multipostingfunktion einer Recruiting-Software werden offene Stellen mithilfe weniger Klicks automatisch in verschiedene Kanäle geleitet.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anzeigen in kostenpflichtigen oder kostenlosen Verteilern publiziert werden. Eine professionelle Software integriert dabei Social Media und mobile Endgeräte.

Automatisierung des Versands von E-Mails

Am leichtesten lassen sich E-Mails automatisieren, die eine Eingangsbestätigung, eine Zusage oder eine Absage beinhalten. Die Software liefert die dazu notwendigen individuellen Vorlagen.

Active Sourcing & Candidate Relationship Management

Mit einem Active Sourcing Tool werden potenzielle Kandidaten in Social-Media-Kanälen gesucht und im Candidate Relationship Management archiviert.

Talentpool

Damit keine potenziellen Kandidaten verloren gehen, werden sie in einem Talentpool gesammelt. Über automatisierte E-Mails und Newsletters wird eine nachhaltige Beziehung aufgebaut. Mithilfe übersichtlicher Suchfunktionen können geeignete Kandidaten bei Bedarf schnell gefunden werden.

Attraktive Karriereseite

Die Karriereseite eines Unternehmens sollte attraktiv gestaltet und optimal präsentiert werden, damit das Interesse von potenziellen Kandidaten geweckt wird. Mit einem Tool besteht die Möglichkeit, zielgerichtete Landingpages auf der Karriereseite zu verlinken. Damit können verschiedene Zielgruppen wie beispielsweise Auszubildende, Studierende und Berufserfahrene gezielt angesprochen werden.

Dashboards & Analytics

Analytics & Dashboards ermöglichen eine übersichtliche Darstellung über den Eingang von Bewerbungen und deren Fortschritte. Wichtige Kennzahlen können schnell überprüft und optimiert werden.