Buchhaltung 4.0: Cloudbasierte Softwareprogramme

Industrie 4.0, Digitalisierung 4.0 – ein großer Teil sowohl unseres Privat- als auch des Arbeitslebens unterliegen einem stetigen Wandel.

Industrie 4.0, Digitalisierung 4.0 – ein großer Teil sowohl unseres Privat- als auch des Arbeitslebens unterliegen einem stetigen Wandel. Warum sollte sich daher nicht auch die Buchhaltung entsprechend verändern? Das digitale Zeitalter ermöglicht es uns, auf verschiedene Systeme zurückzugreifen, um die verschiedensten Vorgänge effizienter zu gestalten.

Großer Beliebtheit erfreuen sich vor allem Softwareprogramme, die uns als Nutzern dabei helfen, auch ohne entsprechendes Know-how anstehende Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. So auch die Buchhaltung. Gerade für Laien handelt es sich hierbei um ein Buch mit sieben Siegeln, welche sich dank eines entsprechenden Buchhaltungsprogramms problemlos lösen lassen. Auch Experten schwören schon seit langem auf ihre Softwarelösungen, da diese ihnen die Arbeit maßgeblich erleichtern. Im Zuge der Digitalisierung ergab sich zudem eine weitere Entwicklung, welche viele unternehmerische Bereiche deutlich vereinfachte: Ein Großteil der Programme wird mittlerweile als Cloudversion zur Verfügung gestellt. Diese sogenannten Wolken sorgen für mehr Flexibilität und für ein abteilungsübergreifendes Arbeiten. Doch was bedeutet das genau und welche Vorteile haben cloudbasierte Buchhaltungsprogramme? In diesem Artikel haben wir uns dieser Thematik beschäftigt und es genauer unter die Lupe genommen.

Was ist Cloud Computing?

Hinter dem englischen Fachterminus versteckt sich eine zunächst sehr abstrakt klingende Übersetzung: Datenwolke. Im Grunde handelt es sich hierbei aber lediglich um eine ganz simple Dienstleistung. Ein Anbieter stellt Unternehmen oder Privatpersonen Rechenplatz zur Verfügung, welchen diese frei nutzen können. Optimal, um beispielsweise große Datenmengen problemlos zu lagern bzw. von A nach B zu transferieren oder Softwareprogramme zu nutzen, ohne sie lokal auf dem Rechner speichern zu müssen. Cloud Computing ist nicht nur ideal für Unternehmen, welche nicht die Ressourcen für eine normale Hardware haben, sondern für alle Firmen, welche sich besser digital vernetzen wollen.

Hierbei stehen Nutzern in der Regel folgende Optionen zur Verfügung:

Infrastructure-as-a-Service (IaaS): Diese Möglichkeit umfasst unter anderem IT-Leistungen, Server oder auch Netzinfrastrukturen.
Software-as-a-Service (SaaS): Diese Option sollten Nutzer ins Auge fassen, wenn sie Softwareprogramme verwenden wollen, ohne diese vorher auf den eigenen Rechnern installieren zu müssen.
Plattform-as-a-Service (Paas): Hierbei handelt es sich um ein Angebot, welches auf Tools und Anwendungen spezialisiert ist, welche auf die individuellen Bedürfnisse der Nutzer angepasst sind.

Es wird deutlich, dass es im Bereich Cloud Computing vielfältige Möglichkeiten gibt. In diesem Artikel beschränken wir uns jedoch in erster Linie auf Software-as-a-Service-Angebote. Buchhaltungsprogramme werden als solche zur Verfügung gestellt. Selbstverständlich bedeutet es nicht, dass Interessenten mit einer normalen Software-Lösung nicht dennoch gut beraten sein können. Viele Hersteller bieten sowohl eine cloudbasierte als auch eine On-Premise-Variante an. Wie überall im Leben gilt es auch hier, alle Vor- und Nachteile abzuwägen sowie sich von Anfang an darüber im Klaren zu sein, welche Anforderungen eine Buchhaltungssoftware erfüllen muss.

Vorteile von Cloudlösungen und Apps in der Buchhaltung

Wer kennt das nicht: Die Frist für die Steuererklärung rückt in unmittelbare Nähe – es wird also Zeit, endlich Ordnung in das Chaos zu bringen. Die Situation wird aber erschwert durch die Zettelwirtschaft, die bis dato betrieben wurde. Tatsächlich sollten in Unternehmen alle Unterlagen fein säuberlich und klar strukturiert abgeheftet werden, dennoch kann der Jahresabschluss zusätzlich Zeit kosten, wenn nicht jede Quittung vorliegt. Aus diesem und den nun folgenden Gründen sind Cloudlösungen und Apps eine sehr gute Ergänzung zur herkömmlichen Buchhaltung:

Sicherheit:

Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Server komplett und vor allem langfristig ausfällt, ist denkbar gering. Im Gegensatz zu Hardware, welche durch äußere Einflüsse beträchtlichen Schaden nehmen kann, besitzen Clouds ein hohes Maß an Sicherheit. Was einmal in der Datenwolke hinterlegt wurde, verschwindet nur, wenn es aktiv gelöscht wurde. Ansonsten sind alle abgelegten Informationen jederzeit und für alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter verfügbar – sofern eine stabile Internetverbindung besteht!

Mobilität:

Die Zeiten sind dank Clouds und Apps vorbei, in denen Buchhalter an ihren Schreibtisch gefesselt sind, um alle Vorgänge zu bearbeiten. Stattdessen können buchhalterische Belange nun von überall auf der Welt problemlos getätigt werden. Gerade für Selbstständige ist dies eine Erleichterung. Denn mit einer App wie dieser können Sie auch nach einem Kundentermin, im Zug oder Hotel Rechnungen schreiben, offene Forderungen überweisen oder Quittungen in das System einspeisen.

Interessant ist dieser Punkt ebenfalls für kleine und mittlere Unternehmen sowie für Großkonzerne. Sofern die eigenen Mitarbeiter Zugriff auf die Cloud haben, können sie Hotelrechnungen oder Spesenquittungen direkt an die Buchhaltung schicken. Dies führt zu einer enormen Zeitersparnis, denn die Abteilung muss die einzelnen Angestellten nicht daran erinnern, dass die Nachweise für die Abrechnung fehlen.

Kosteneinsparung:

Bei einer Cloudnutzung werden weder Hardware noch IT-Spezialisten benötigt. Wartung, Updates und Reparaturen am Server übernimmt der Hersteller. Die Kunden selbst müssen sich um diese Faktoren keinerlei Gedanken machen. Gleichzeitig ist eine Cloud eine Zeitersparnis, weil die Buchhaltung schneller tätig werden kann. Alles ist zentral abgespeichert und übersichtlich strukturiert. Innerhalb weniger Augenblicke sind Unterlagen gefunden, die vorher eventuell länger in einem Ordner gesucht werden mussten.

Flexibilität:

Cloudanwendungen bieten den enormen Vorteil, dass Server in der Regel den eigenen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden können. Das Besondere an Apps und Online-Anwendungen liegt jedoch darin, dass die Informationen oftmals auf mehreren Servern abgelegt werden. Dadurch wird ein permanenter Zugriff des Nutzers ermöglicht – denn selbst bei Ausfällen oder Problemen stehen die Daten jederzeit zur Verfügung. Bei einer On-Premise-Lösung ist es stattdessen genau das Gegenteil. Treten Schwierigkeiten mit der Hardware auf, kann die Buchhaltung nicht auf die Informationen zugreifen. Im schlimmsten Fall gehen die Daten verloren.

Selbstverständlich ist nicht alles Gold was glänzt

Trotz der Vorteile tun sich viele Unternehmen auch weiterhin schwer mit dem Gedanken, brisante Informationen auszulagern. Gerade im Bereich Datensicherheit bei Clouds herrscht noch immer große Unsicherheit – besonders im Hinblick auf die vor einem Jahr in Kraft getretene EU-DSGVO, welche die Richtlinien zum Schutz personenbezogener Daten weiter verschärft hat. So ist es nun beispielsweise der Fall, dass der Auftraggeber für Fehler eines Subunternehmens haftet, wenn er sich nicht mit einem Verarbeitungsvertrag abgesichert hat. Daher ist es enorm wichtig, vor dem Kauf alle möglichen Sicherheitsrisiken zu beachten und die Software dementsprechend auszuwählen:

Datenschutz: Die neue EU-DSGVO gibt klare Regelungen vor, wie Unternehmen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten vorgehen sollten. Besonders wichtig ist Einhaltung, wenn Firmen Daten an Externe auslagern. Mehr Informationen zu dieser Thematik können Interessierte hier nachlesen.
Verschlüsselung: Obwohl auch dieser Punkt in der aktuellen Datenschutz-Grundverordnung als technische Maßnahme vorausgesetzt wird, sollten potenzielle Käufer stets darauf achten, dass zumindest eine SSL-Verschlüsselung Standard ist.
Standort: Bisher war dieser Faktor entscheidend für die Kaufentscheidung. Doch auch in diesem Bereich beinhaltet die DSGVO entsprechende Vorgaben. Mittlerweile ist es egal, wo auf der Welt sich der Anbieter befindet. Sobald er Dienstleistungen oder Produkte innerhalb Europas anbietet, muss er sich an die hiesigen Bestimmungen halten sowie einen Artikel 27-Vertreter bestimmen. Dennoch sind Unternehmen nicht schlecht beraten, wenn sie sich vorhandene Zertifizierungen ansehen. Diese sind ein Indikator für Sicherheit.

Empfehlenswert sind große Unternehmen, welche eine Buchhaltungssoftware anbieten. Denn hierbei ist die Gefahr geringer, dass die Firma Insolvenz anmeldet und die ausgelagerten Informationen nicht mehr zur Verfügung stehen. Etablierte Anbieter, welche sich bereits einen Namen gemacht haben, sind zwar teurer, bieten dadurch aber deutlich mehr Beständigkeit als ein Start-up. Generell empfiehlt es sich, nicht nur auf die Kosten zu achten, sondern ebenfalls auf den angebotenen Funktionsumfang und die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen. Letzteres ist besonders in der Buchhaltung ein entscheidender Faktor, denn Unternehmen verarbeiten währenddessen nicht nur die Daten ihrer Kunden, sondern ebenfalls die der Angestellten.

Buchhaltungsprogramme bieten viel Einspar- und Optimierungspotenzial

Zum einen, weil sie einzelne buchhalterische Aufgaben stark vereinfachen. Zum anderen, weil deutlich weniger Zeit für den Jahresabschluss, Rechnungen oder Lohn-/Gehaltsabrechnungen aufgewendet werden muss. Zudem sorgen Cloudlösungen dafür, dass der gesamte Aufwand deutlich geringer ausfällt, da alle relevanten Informationen sowohl zentral als auch in Echtzeit vorliegen.

Selbstverständlich ist das Thema Sicherheit ein alles entscheidender Faktor. Durch die neue DSGVO sind jedoch entsprechende Vorgaben bezüglich Sicherheitsmaßnahmen bereits ganz klar vorgegeben, weshalb ein deutlich geringeres Risiko besteht als noch vor zwei Jahren. Dennoch empfiehlt es sich, vorhandene Angebote nicht überstürzt anzunehmen.
Generell handelt es sich bei Cloudlösungen mittlerweile um einen Aspekt in der Buchhaltung, der nicht unterschätzt werden darf. Je größer ein Unternehmen wird, umso komplexer wird die Buchführung. Eine Buchhaltungssoftware ist daher stets eine sich lohnende Investition, um den Prozess zu vereinfachen