Was macht cloudbasierte ERP-Systeme aus?

ERP-Systeme sind dazu gedacht, Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten und zentral zu verwalten. Neben On-Premise-Lösungen entwickelt sich der Trend zunehmend zu Software-as-a-Service-Modellen (SaaS). Diese cloudbasierten ERP-Programme bringen vielen Unternehmern Vorteile. Aber auch die Frage nach der Sicherheit wird in diesem Zusammenhang unweigerlich fallen. Was macht Cloud-ERP aus? Welche Risiken solltest Du im Blick haben und welche Chancen ermöglicht es?

ERP-Systeme und die zunehmende Verlagerung in die Cloud

Eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning) unterstützt Unternehmen in allen Geschäftsbereichen. Selbst Prozesse in komplexen Betriebsstrukturen gestalten sie effizienter. Einige Vorgänge laufen sogar automatisch ab und die interne Kommunikation wird erheblich vereinfacht. Dadurch sparst Du Dir Zeit und Geld. Es gibt Funktionen für verschiedenste Arbeitsbereiche, beispielsweise:

• Produktion
• Lager und Logistik
• Finanzen
• Personalwesen
• Vertrieb und Marketing
• Controlling
• E-Commerce
• Projektmanagement
• Customer Relationship Management (CRM)

Aktenberge, nicht untereinander kompatible Programme und problembehaftete Kommunikation gehören somit der Vergangenheit an. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Varianten. Du kannst Dir anhand verschiedener Kriterien die passende ERP-Lösung aussuchen. On-Premise-Modelle arbeiten serverbasiert. Du benötigst dafür eigene Hardware, ein Rechenzentrum und am besten geschultes IT-Fachpersonal. Zwar bist Du dann unabhängig von externen ERP-Providern, allerdings ist diese Variante mit hohen Kosten verbunden. Die Alternative: Eine cloudbasierte Software. Wie der Cloud-Monitor 2018 zeigt, setzen zwei von drei der 457 befragten Unternehmen im Jahr 2017 bereits auf Cloud-Computing. Warum also nicht für ERP in einer SaaS-Variante entscheiden? Softwarehersteller bieten inzwischen Produkte an, die in Sachen Funktionsumfang mit einer Komplettlösung mithalten können. Immer mehr Unternehmen nutzen SaaS-ERP mit dem Hintergedanken, Kosten zu sparen und auf Dauer wettbewerbsfähig zu bleiben.

Für wen eignet sich Cloud-ERP?

Besonders attraktiv sind cloudbasierte ERP-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Schließlich sind die Anschaffungskosten gering und Du kannst die monatlichen Betriebskosten relativ gut einschätzen. Außerdem bieten die Softwarehersteller Datensicherheit in einem Maße, das für KMU selbst schwer umzusetzen ist. Ein weiterer vorteilhafter Aspekt ist die Modularität von Cloud-ERP-Systemen. Diese kannst Du den individuellen Bedürfnissen deiner Firma anpassen. Selbst Start-ups und Selbstständige können sich eine solche Lösung anschaffen. Das ist zum einen eine lohnenswerte Investition für die Zukunft. Schließlich bedeutet es Mehraufwand, wenn Du später ein neues ERP-System etablieren möchtest. Zum anderen fallen auch in kleinen und jungen Unternehmen komplexe Geschäftsprozesse an, die ein solches System vereinfacht.

Risiken und Vorteile: Es gilt abzuwägen

Ein zentrales Thema, das viele Unternehmer beschäftigt, ist die Sicherheit dieser Software. Sie fürchten, die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren oder ins Visier von Hackern zu geraten. Und sind die Daten bei der Übertragung in die Cloud denn überhaupt sicher? Wenn Du Dich für einen ERP-Provider entscheidest, der in puncto Datensicherheit viel Expertise hat, lautet die Antwort in der Regel „Ja“. Während Du Deine Unternehmensdaten verschlüsselst, trifft der Anbieter weitere nötige Sicherheitsvorkehrungen. Dazu zählt zum Beispiel:

• Schutz vor Cyberangriffen
• Regelmäßige automatische Sicherungen
• Datenspeicherung an mehreren Standorten
• Zugriffskontrollen
• IT-Monitoring

Sind diese Bedingungen erfüllt, spricht grundsätzlich nichts gegen die Implementierung eines cloudbasierten ERP-Systems. Du profitierst dann außerdem von vielen Vorteilen:

1. Ortsunabhängigkeit

In der Firmenzentrale, an weiteren Standorten, im Homeoffice oder in der Bahn auf dem Weg zu einem Meeting – Du kannst von überall auf Unternehmensdaten zugreifen. Dadurch erreicht mobiles Arbeiten ein neues Level.

2. Finanzielle Ersparnis

Zum einen ist ein cloudbasiertes ERP-System mit geringeren Anschaffungskosten verbunden als eine On-Premise-Lösung. Schließlich brauchst Du dafür weder eine eigene IT-Infrastruktur noch zusätzliches geschultes Personal. Wartungs- und Betreuungskosten sparst du ebenfalls. Ein großer Teil der anfallenden Kosten ist in der monatlichen Nutzungsgebühr für ein Cloud-ERP-System enthalten. Somit kannst Du die anfallenden Aufwendungen gut abschätzen und planen.

3. Datensicherung

Anbieter speichern die Daten, die Dein Unternehmen in die Cloud lädt, in regelmäßigen Abständen. Dadurch gehen Deine Daten nicht verloren. Sie liegen in digitaler Form vor und können jederzeit von unterschiedlichen Mitarbeitern abgerufen werden. Zudem treffen Softwarehersteller umfassende Sicherheitsvorkehrungen, um ihre Rechenzentren und damit Deine Daten optimal zu schützen. Sie spielen bei Bedarf Updates ein, nehmen Wartungsarbeiten vor und sorgen so dafür, dass das ERP-System immer auf dem neuesten Stand ist. Das schützt Deine Daten vor Viren oder Hackerangriffen. Weitere Maßnahmen sind zum Beispiel Wachpersonal, Not-Stromversorgung oder Videoüberwachung.

4. Flexibilität

Cloud-ERP ist modular aufgebaut. Wenn sich die Geschäftsbereiche deines Unternehmens erweitern, buchst du einfach flexibel neue Module hinzu. Auch auf veränderte Nutzung durch Fluktuation, saisonale Schwankungen der Auftragslage und ähnliche Entwicklungen kannst du dadurch reagieren. Du nutzt und bezahlst nur die Funktionen, die du tatsächlich benötigst.