E-Rechnungspflicht: Verbesserung von Compliance und Effizienz im IT-Bereich

Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung entscheidende Automatisierungen und Erleichterungen in der Verwaltung auf den Weg gebracht. Ab 2025 müssen alle Unternehmen, auch in der IT-Branche, in der Lage sein, digitale Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Warum der Umstieg keinesfalls nur eine Pflicht, sondern vielmehr eine Chance ist und die Einhaltung von Regularien und Datenschutzvorgaben einfacher wird, zeigt die folgende kompakte Übersicht für IT-Unternehmerinnen und IT-Unternehmer.

Compliance-Risiken in der IT-Branche

Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben aufgrund begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen oft Probleme, alle geltenden Rechtsvorschriften einzuhalten. Eine aktuelle Studie zeigt dennoch, dass in allen Betrieben zunehmend IT-Lösungen zur Verbesserung der Compliance eingesetzt werden. Doch welche Risiken sollen damit konkret minimiert werden? Gerade im IT-Bereich gibt es aufgrund großer Datenmengen ein hohes Risiko, gegen Vorschriften zu verstoßen. Zu den potenziellen Gefahrenquellen gehören beispielsweise:

• Datenschutzverletzungen: Risiken entstehen hier durch einen unzureichenden Schutz persönlicher Daten, beispielsweise von Kunden. Gerade Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können zu empfindlichen finanziellen Schäden und Reputationsverlust führen.

• Cybersecurity-Lücken: Schwachstellen in der IT-Sicherheit führen dazu, dass unzureichende Schutzmaßnahmen von Kriminellen genutzt werden. Hier kommt es anschließend zum Datendiebstahl oder zu einer Übernahme des Systems durch Hacker.

• Nichteinhaltung von Regularien: IT-Unternehmen müssen branchenspezifische Vorschriften und Gesetze einhalten (zum Beispiel ISO-Normen und SOX-Compliance). Verstöße können zu empfindlichen Geldstrafen oder Betriebseinschränkungen führen.

• Unzureichendes Datenmanagement: Fehlende oder mangelnde Datenarchivierung und -sicherung führt dazu, dass Prüfstellen wie das Finanzamt später keine akkuraten Informationen zu Geschäftsvorgängen finden können. Besonders Schwierigkeiten bei Audits und rechtlichen Prüfen führen oft zu weitreichenden Konsequenzen.

Hier kommt auch schon die E-Rechnung ins Spiel. Dadurch, dass alle persönlichen und sensiblen Kundendaten in einem verschlüsselten und einheitlichen Format übermittelt werden, gibt es deutlich weniger Angriffsfläche für Hacker. Zudem wird die Sicherheit der internen Datenspeicherung deutlich verbessert.

Was ist die E-Rechnung?

Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und über digitale Kommunikationsmittel übermittelt wird. Sie soll nach dem Wachstumschancengesetz der Bundesregierung die bisherige Papierrechnung sowie die PDF-Rechnung ersetzen. Die E-Rechnung muss grundsätzlich der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und nimmt ab dem 01.01.2025 den Platz der bisherigen Papierrechnung im Umsatzsteuergesetz (UStG) ein. Unterschieden wird dann nur noch zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.

Ein beliebtes, bereits bewährtes Format für die E-Rechnung ist der Hybrid ZUGFeRD. Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus einer maschinenlesbaren XML-Datei und einem herkömmlichen PDF. Nach dem Auslesen durch eine kompatible Software unterscheidet sich die E-Rechnung im Wesentlichen also nicht von bereits bekannten Formaten.

Schon gewusst? Der verpflichtende Inhalt der E-Rechnung ändert sich auch ab 2025 nicht. Die Anforderungen sind weiterhin in § 14 UStG zu finden.

Verbesserung der Compliance und Effizienz durch die E-Rechnung?

Die IT-Branche ist von schnellen Innovationszyklen und strengen regulatorischen Anforderungen geprägt. Zudem liegt durch die Arbeit mit der digitalen Infrastruktur ein besonderer Fokus auf der Einhaltung der Vorschriften der DSGVO und sonstiger Datenschutzbestimmungen. Die digitale Abwicklung von Rechnungen und die Integration in bestehende ERP-Systeme ermöglichen nun eine höhere Effizienz und zugleich eine vereinfachte Einhaltung aller Vorgaben. Weitere Vorteile sind:

• Weitestgehende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung
• Automatische Datenerfassung und -speicherung
• Erkennung steuerlicher Vorgaben und eventueller Einzelfälle
• Menschliche Fehler werden bemerkt und automatisch korrigiert
• Bessere Rückverfolgbarkeit von Belegen
• Einfache Auswertung von Geschäftszahlen
• Verbesserte Datensicherheit und geschützte Übertragung
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch bessere Produktivität

So wirkt sich die E-Rechnung nicht nur auf die Buchhaltung des Unternehmens aus, sondern zeigt sich auch in der Effizienz des gesamten Betriebs. Daten sind schneller auffindbar und ermöglichen detaillierte Analysen und Rückschlüsse in Bezug auf das Kundenverhalten. Die Umstellung passiert ab 2025 übrigens in Schritten und für viele Unternehmen gelten Übergangsfristen.

Pflicht zur E-Rechnung: Die nächsten Schritte ab 2025

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es ist ab diesem Zeitpunkt also nicht mehr möglich, eine Rechnung nicht anzuerkennen, weil sie rein elektronisch zugestellt wurde. Für den Versand dagegen gelten Übergangsfristen bis zum Jahr 2028:

• Bis zum 31.12.2026 können Rechnungen noch in Papierform oder als PDF zugestellt werden, wenn vorher das Einverständnis vom Rechnungsempfänger gegeben wurde.

• Bis zum 31.12.2027 können Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr noch Papier und PDF-Rechnungen nutzen, wenn der Empfänger dem zustimmt.

• In den Jahren 2026 und 2027 dürfen PDF-Rechnungen zudem mit Zustimmung des Empfängers auch genutzt werden, wenn sie im EDI-Verfahren ausgetauscht werden.

Ausnahmen von der E-Rechnung bilden Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, Fahrausweise oder Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Alles in allem lässt sich sagen, dass sich eine Umstellung für alle Unternehmen lohnt, gerade in der datensensiblen IT-Branche. Werden Mitarbeiter frühzeitig informiert und die Systeme entsprechend umgestellt, steht einem erfolgreichen Wechsel zur „Buchführung der Zukunft“ mit vielen Benefits nichts mehr im Wege.