Digitale Buchhaltung leicht gemacht: Ein Leitfaden für Unternehmen

Wie können Unternehmen ihre Buchhaltung effizienter gestalten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren? Die Digitalisierung der Buchhaltung ist dafür derzeit wohl die vielversprechendste Lösung. Dieser Leitfaden zeigt auf, was genau unter dem Begriff digitale Buchhaltung zu verstehen ist, welche Softwarelösungen empfehlenswert sind und wie Unternehmen die ersten Schritte in die digitale Buchhaltung machen können.

Was versteht man unter digitaler Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass ein Unternehmen alle seine finanziellen Abläufe und Geldbewegungen elektronisch erfasst, verwaltet und speichert. Damit werden unterschiedliche Ziele verfolgt: Zum einen soll der Verwaltungsaufwand reduziert werden und zum anderen soll die Digitalisierung der Buchhaltung die Fehlerquote bei der Bearbeitung senken. Um das umzusetzen, sind entsprechende Softwarelösungen erforderlich. In der Praxis finden vorwiegend die folgenden Bereiche in der Buchhaltung immer öfter digital statt:

• Rechnungen und andere Belege werden digital erfasst und in weiterer Folge auch elektronisch archiviert.
• Banktransaktionen werden automatisch mit den Daten in der Buchhaltung abgeglichen.
• Rechnungen werden elektronisch erstellt und versendet, immer öfter auch in Form von sogenannten E-Rechnungen.
• Zahlungen werden ebenfalls elektronisch abgewickelt und auch der regelmäßige Check der Zahlungseingänge ist automatisiert.
• Die Warenwirtschaft wird in die Buchhaltung integriert, damit Lagerbestände, Bestellungen und Verkaufsdaten automatisiert verwaltet werden können.
• Gehaltsabrechnungen werden digital erstellt und per E-Mail an die Mitarbeiter verschickt oder in einem entsprechenden Portal zum Download zur Verfügung gestellt.
• Die Steuererklärung wird digital erstellt und dank geeigneter Schnittstellen direkt an das zuständige Finanzamt weitergeleitet.

Welche Software ist für die Digitalisierung nötig?

Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen, mit denen sich das Rechnungswesen digitalisieren lässt. Die Kernelemente dafür sind Apps für eine einfache und sichere Erstellung der Buchhaltung sowie für die Auftrags- und Rechnungsbearbeitung. Dafür gibt es auch entsprechende kaufmännische Komplettlösungen, die diese Funktionen in einer Software vereinen. Ein weiterer wichtiger Baustein ist eine Software für die Lohnbuchhaltung, mit der die Lohn- und Gehaltsabrechnungen automatisch erstellt und in weiterer Folge auch den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden kann. Das Programm sollte auch eine Archivierung der Abrechnungen ermöglichen.

Um alle Waren- und Materialströme innerhalb eines Unternehmens in die Buchhaltung zu integrieren, ist moderne Software, mit der die gesamte Warenwirtschaft effizient gesteuert werden kann, erforderlich. Durch die Zusammenarbeit mit der Buchhaltungssoftware entsteht ein nahtloser Ablauf, der für eine bessere Übersicht sorgt. Sinnvolle Ergänzungen, die jedoch kompatibel mit der vorhandenen Software sein sollten und eine einfache Integration ermöglichen, sind unter anderem digitale Reisekostenabrechnungen, elektronische Fahrtenbücher und Zeiterfassungs-Apps.

Die ersten Schritte zur digitalen Buchhaltung

Ein erfolgreicher Start in die digitale Buchhaltung beginnt mit einem gut durchdachten Plan. Dabei gibt es fünf wichtige Schritte, die beachtet werden sollten. Der erste Schritt besteht darin, alle aktuellen Buchhaltungsprozesse im Unternehmen genau unter die Lupe zu nehmen und Schwachstellen sowie ineffiziente Abläufe zu identifizieren. Dieser Vorgang ist die Basis für alle weiteren Schritte und sollte deshalb dementsprechend sorgfältig durchgeführt werden.

Danach wird definiert, was genau verbessert werden soll. Wichtig ist hier, einen Schritt nach dem anderen zu gehen. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut und auch nicht jeder Prozess im Unternehmen muss sofort digitalisiert werden. Nachdem entschieden ist, worauf der Fokus gelegt wird, geht es um die Auswahl der richtigen Software. Dabei ist es wichtig, auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens einzugehen. So stellt sich hier unter anderem die Frage, ob Cloud-Lösungen oder Software mit stationärer Installation die bessere Variante sind.

Die Digitalisierung kann nur dann funktionieren, wenn auch die Mitarbeiter die Vorteile erkennen können. Deshalb gehört es zu den wichtigsten Schritten, sie rechtzeitig ins Boot zu holen, für die Umstellung zu begeistern und sie dann auch entsprechend zu schulen, damit sie möglichst effizient mit der neuen Software arbeiten können. Dafür ist allerdings eine professionelle Integration der Software erforderlich. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und technische Probleme zu vermeiden, kann es bei diesem wichtigen Schritt sinnvoll sein, externe Fachkräfte wie einen IT-Sicherheitsexperten hinzuzuziehen, wenn das Know-how dafür im Unternehmen nicht vorhanden ist.

Die möglichen Stolpersteine bei der Digitalisierung der Buchhaltung

Werden die beschriebenen Schritte sorgfältig durchgeführt, besteht kaum ein Grund zur Sorge, dass die Digitalisierung fehlschlägt. Dennoch lauern noch ein paar Stolpersteine, die im Auge behalten werden sollten. So könnten beispielsweise technische Probleme beim Zusammenspiel zwischen Buchhaltung und Warenwirtschaft auftreten, die sich jedoch mit einem soliden IT-Support schnell beheben lassen.

Auch die Kosten sind ein wichtiger Faktor. Die Digitalisierung erfordert Investitionen, deshalb muss das Budget dafür im Vorhinein sorgfältig geplant werden, um in der Umsetzung unnötige Kosten zu vermeiden. Last but not least ist es wichtig, auf Software zu setzen, für die regelmäßige Updates erhältlich sind, um die Systeme auch rechtlich auf dem aktuellen Stand zu halten.