Digitale Archivierung von Dokumenten

Die digitale Archivierung – auch für Selbstständige eine vorteilhafte Option

In den meisten Unternehmen stellt die elektronische, papierlose Dokumentenarchivierung längst einen festen Bestandteil der Unternehmensorganisation dar. Kein Wunder, schließlich ist die digitale Archivierung günstiger, platzsparender und übersichtlicher als das Aufbewahren in Aktenordnern. Auch Selbstständige profitieren davon. Aber du solltest dabei ganz genau wissen, was du berücksichtigen und beachten musst. Denn das Finanzamt untersucht etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung akribisch die Einhaltung der Vorgaben.

Diese gesetzlichen Vorgaben musst du beachten

Du musst bei der digitalen Archivierung eine Vielzahl an gesetzlichen Vorschriften sowie diverse Schreiben des Bundesfinanzministeriums beachten. Maßgeblich sind dabei insbesondere die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Hinsichtlich der digitalen Archivierung von Dokumenten gelten für dich zudem die GoBD. Hierbei handelt es sich im Grunde genommen um eine Erweiterung der allgemeinen Vorgaben für eine korrekte bzw. ordnungsgemäße Buchführung und Bilanzierung, die speziell auf die digitale Buchführung und Archivierung zugeschnitten ist.

Diese Dokumente musst du revisionssicher aufbewahren

In Deutschland schreibt dir der Gesetzgeber ausdrücklich vor, welche Dokumente und Unterlagen du bei der digitalen Archivierung gezielt GoBD-konform archivieren musst. Laut § 147 Abs. 1 AO sind diese Dokumente für die Besteuerung von Bedeutung und müssen daher zwingend revisionssicher aufbewahrt werden:

• Eröffnungsbilanzen
• Handelsbücher bei Kaufleuten
• Grundbuch bzw. Journal sowie auch Haupt- und Nebenbücher
• Jahresabschlüsse (bestehend aus Bilanzen zuzüglich den Gewinn- und Verlustrechnungen)
• Inventare und Lageberichte
• Organisationsunterlagen wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen, die dem Verständnis der archivierten Dokumente dienen
• von dir empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Nachweise der von dir abgeschickten Handels- und Geschäftsbriefe (Wiedergaben)
• Buchungsbelege
• Unterlagen und Dokumente, die für den Zollkodex nach Artikel 15 Absatz 1 sowie Artikel 163 wichtig sind.
• Personalunterlagen und sonstige Dokumente, die für die Besteuerung bedeutend sind

Welche Anforderungen zum revisionssicheren Archivieren stellen die GoBD?

Geschäftsunterlagen und -dokumenten in Papierform gelten. Daher müssen neben großen und mittelständischen Unternehmen auch kleine Betriebe sowie Solo-Selbstständige dafür Sorge tragen, dass sämtliche aufbewahrungspflichtigen Dokumente revisionssicher archiviert sind.

Selbst wenn du lediglich eine einzige Rechnung im Jahr erstellst, musst du die Vorschriften der GoBD zwingend einhalten.

Folgende Anforderungen musst du als Solo-Selbstständiger dabei erfüllen:

– Vollständigkeit

Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen lückenlos aufgezeichnet werden. Aufbewahrungspflichtige Dokumente dürfen erst nach Fristablauf entsorgt werden.

– Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Jeder Geschäftsvorfall bzw. Buchung muss durch einen Beleg dokumentiert sein. Das ist gerade bei Betriebsprüfungen ein maßgeblicher Grundsatz.

– Richtigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften abgebildet werden. Ein typisches Beispiel hierfür stellt die jeweils richtige Kontierung dar.

– Unveränderbarkeit

Jedes archivierte Dokument muss zwingend mit dem Original übereinstimmen und in der Form aufbewahrt werden, dass es sich nachträglich nicht mehr verändern lässt. Sind Löschungen oder Änderungen erforderlich, musst du das lückenlos durch eine spezifische Änderungshistorie dokumentieren.

– Ordnung

Für Betriebsprüfer und auch andere Dritte müssen alle Geschäftsvorfälle und Buchungen im Rahmen einer übersichtlichen Buchführung vollumfänglich nachvollziehbar sein.

– Verfahrensdokumentation

Du hast die Pflicht bei der elektronischen bzw. digitalen Buchführung und Archivierung, für die dabei genutzte Software eine Verfahrensdokumentation vorzuweisen und entsprechend einzuhalten. Im Fokus steht dabei die Beschreibung aller organisatorischen und technischen Prozesse.

– Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Der Gesetzgeber sieht vor, dass alle Dokumente und Unterlagen zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt in das Archiv aufgenommen werden müssen. Du musst für die Erfüllung dieser Vorgabe jederzeit einen entsprechenden Beweis erbringen.

– Sicherung vor Verlust

Kein archiviertes Dokument darf verloren gehen.

GoBD und DSGVO was du hier beachten musst

Bei der digitalen Archivierung musst du zusätzlich die Datenschutzverordnung (kurz: DSGVO) beachten. In der DSGVO sind explizit die Vorschriften formuliert, wie du mit personenbezogenen Daten umgehen und wie du sie vor fremden Zugriffen schützt. Aus dieser Konstellation heraus ergibt sich ein Konflikt: Du musst die Vorgaben der DSGVO beachten und gleichzeitig die Aufbewahrungspflichten einhalten. Die Aufbewahrungspflicht genießt dabei Priorität. So musst du zum Beispiel Rechnungen mit personenbezogenen Daten revisionssicher archivieren. Achte dabei aber darauf, dass du nur die personenbezogenen Daten aufbewahrst, die wesentlich für den Geschäftsvorfall und die Besteuerung sind.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für dich als Solo-Selbstständiger

Im Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen wird ein Solo-Selbstständiger genauso behandelt wie ein großes Unternehmen. Das heißt dann: Du hast eine Aufbewahrungspflicht von sechs oder zehn Jahren. Für Lieferscheine, Frachtscheine, Angebote mit Auftragsfolge, Handels- und Geschäftsbriefe und andere für die Versteuerung wichtige Unterlagen müssen dabei sechs Jahre lang archiviert werden. Demgegenüber gilt die 10-Jahres-Frist zum Beispiel bei Abrechnungs- und Steuerunterlagen, Bilanzen, Ausgangsrechnungen, Belegformate, Kontoauszüge und zum Beispiel Lohnunterlagen in Form von Buchungsbelegen.