Software für Buchhaltung – was ist wichtig?

Worauf es bei der Auswahl der Software ankommt

Die Ära der Digitalisierung bringt für Unternehmen eine ganze Reihe von wertvollen Errungenschaften mit sich. Das gilt auch für den essentiellen, aber nicht umsatzrelevanten Bereich der Buchhaltung. Mit einer Buchhaltungssoftware können diese Tätigkeiten effizienter umgesetzt und deshalb vermehrt das Kerngeschäft fokussiert werden. Doch: Die Software sollte passgenau ausgewählt sein.

Was ist eine Buchhaltungssoftware genau?

Die meisten Unternehmen sind zur Buchführung verpflichtet – allerdings unterschiedlich in Abhängigkeit der gewählten Rechtsform und des jeweiligen Umsatzes. Die Buchführungspflicht hat eine Vielzahl von komplexen Regelungen und ist unter anderem im Handelsgesetzbuch begründet.

Sie besagt, dass das Unternehmen seine Geschäftsvorfälle sachlich und summarisch zu dokumentieren hat. Dabei gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Für die Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, bedeutet dies selbstverständlich Aufwand. Mit einer speziellen Software für Buchhaltung kann dieser optimal reduziert werden.

Funktionen der Buchführung

Damit die Software, die der Unternehmer beziehungsweise der Verantwortliche für die Buchhaltung in einem Betrieb einzusetzen plant, auch wirklich passend ausgewählt werden kann, ist die optimale Funktionalität wichtig. Klassischerweise hat die betriebliche Buchführung die folgenden Funktionen:

Zunächst dient die Buchhaltung als Basis für den Jahresabschluss. Mit Bilanz beziehungsweise EÜR wird der Unternehmenserfolg ermittelt. Dieser ist wiederum das Fundament für die Besteuerung, die das zuständige Finanzamt vornehmen wird. Daraus ergibt sich, dass es hohe Relevanz hat, die Buchführung wirklich rechtkonform durchzuführen.

Die zweite wichtige Funktion der Buchführung ist eng mit ihrem Informationswert verknüpft. Dies hat sowohl intern als auch extern eine hohe Bedeutung. Intern lassen sich aus der Buchführung Werte ableiten, mit denen beispielsweise Einsparungspotenzial detektiert werden kann. Auch für die strategische Ausrichtung des Unternehmens bietet die Buchführung eine perfekte Basis. Extern können durch den Jahresabschluss beispielsweise Anteilseigner und Banken Auskunft zum Jahreserfolg des Unternehmens erhalten.

Die Funktionen der Buchhaltung demonstrieren eindrucksvoll, dass eine Software gewisse Kriterien zu erfüllen hat. Dazu zählen insbesondere:

• Rechtskonformität
• Richtigkeit (sachlich und summarisch)
• Skalierbarkeit
• Datenschutz
• Effizienz

Was muss eine Buchhaltungssoftware können?

Die Auswahl der geeigneten Software sollte die Leistungen und Funktionen einer Software für professionelle Buchhaltung optimal umsetzen. Welche Anforderungen dabei wichtig sind, kann bereits durch die Tätigkeiten dargestellt werden, die klassischerweise zu tun sind. So soll die geeignete Software für die Buchhaltung den Kontenrahmen und den Kontenplan integrieren, die Verbuchung über die Konten unkompliziert gestalten, Fehlermeldungen bei falschen Verbuchungen machen sowie unterschiedliche Arten von Steuer und Währungen berücksichtigen können. Zudem ist es wichtig, dass der Datenaustausch reibungslos funktioniert – beispielsweise mit anderen betrieblichen Abteilungen, mit dem Steuerberater und dem Finanzamt. Perfekt ist es, wenn auch ein Transfer relevanter Daten zwischen der Buchhaltung und der Kostenrechnung erfolgen kann und unterschiedliche Darstellungen gewählt werden können.

Sicherheit ist das A und O

Mit der Einführung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union) sind Datenschutz und Datensicherheit heute besonders essentiell. Eine gute Software für die Buchhaltung wird dies in vollem Umfang umsetzen. Unter anderem können mit Updates neue Sicherheitslücken geschlossen werden. Modern und praktikabel ist es, Datenspeicherung und -bearbeitung in der Cloud zu verwirklichen. Sie macht einen flexiblen und passwortgeschützen Zugriff auf die relevanten Daten möglich und kann bei einem Datencrash im Unternehmen bedeutsam für die Wiederherstellung der Daten sein. Dies ist auch durch Backups zu leisten, die eine gute Software ebenfalls haben sollte.

Komfort durch hoch entwickelte Software

Damit die Buchhaltung über die Software optimal durchgeführt werden, sollte sie unkompliziert zu installieren sein und sowohl mit dem stationären Desktop-PC als auch mit dem Smartphone nutzbar sein. Auch der Einarbeitungsaufwand sollte gering sein und keine technische Affinität voraussetzen. Zudem ist es wichtig, dass der Anbieter der Software für die Buchhaltung einen professionellen Support leistet.

Fazit: die richtige Buchhaltungssoftware auswählen

Software für Buchhaltung hat sich in vielen modernen Unternehmen bewährt. Doch die richtige Auswahl ist das A und O. Je besser die Software passt, desto günstiger ist das Preis-Leistungs-Verhältnis in der Regel. Die optimale Buchhaltungssoftware bietet Richtigkeit und Rechtssicherheit, Komfort und die Möglichkeit, die Kernkompetenzen zu fokussieren. Eine kostenfreie und unverbindliche Beratung zu den Produkten sollte selbstverständlich sein.