Wie baue ich als Juniorberater einen Spend-Cube?

„Man kann nicht steuern, was man nicht kennt.“ Deshalb ist eine ausreichende Analyse der externen Ausgaben eines Unternehmens der erste Schritt zu der Transformation seiner Beschaffungsorganisation. Hierbei ist das Spend-Cube die bevorzugte Technik, die Ausgabedaten in eine logische und nutzbare Datenstruktur zu bringen. Erfahre, wie Dir Datenstrukturen und Datenbankkenntnisse in diesem spannenden Umfeld weiterhelfen.

Der Name „Spend-Cube“ bezeichnet die drei Dimensionen, in denen die Ausgabendaten für die Analyse strukturiert sind: Lieferanten, Warengruppen und Kostenstellen. Diese Strukturierung sollte es ermöglichen, eine Antwort zu den folgenden Fragen zu finden:

• Was wird gekauft? (Warengruppe)
• Wo sind Kosten entstanden? (Kostenstelle)
• Von wem wird gekauft? (Lieferanten)

Der Aufbau eines Spend-Cubes ist mehr als reine Datensammlung. Als eine der führenden Unternehmensberatungen im Bereich Beschaffungstransformation und Spend Management, bietet A.T. Kearney’s Procurement & Analytic Solutions Practice nicht nur die analytischen Fähigkeiten, sondern auch ein ganzes Team erfahrener Berater, die diese Zahlen auswerten können, um eine nachhaltige Gewinnsteigerung für den Kunden zu erreichen. Die Erstellung eines Spend-Cubes besteht normalerweise aus vier Schritten, die sich über eine Zeitspanne von einer bis zu zwei Wochen erstrecken.

1. Erfassung der Daten

Der erste Schritt besteht aus der Auswahl der Datenquellen und der Zeitspanne für die Analyse. Üblicherweise sind diese Rohdaten in dem ERP (Enterprise Ressource Planning), AP (Accounts Payable), POS (Point Of Sale), P-Card Systemen und auf Rechnungsbelegen abrufbar und die Zeitspanne beträgt normalerweise ein Jahr. Manchmal müssen wir von den Lieferanten Rohdaten anfordern, wenn die Qualität der Daten in den Kundensystemen nicht ausreichend für die Analyse ist. Wir, als Berater, definieren die Datenanforderungen und helfen dem Kunden bei der Datenextraktion. Am Ende dieser Phase bekommen wir mehrere Excel/CVS Ordner, die konsolidiert werden müssen.

2. Datenkonsolidierung und -umwandlung

Die Extraktionen aus den verschiedenen Datenquellen müssen angepasst und umgewandelt werden, so dass sie zusammen in eine einzige Datenbank passen. Die Entdeckung von doppelten Transaktionen, verschiedenen Namen für einen einzelnen Lieferanten sowie fehlende und falsche Daten sind die wichtigsten Ziele dieser Phase. Dies wird meistens in Excel erledigt, während die Datenbank in Access oder SQL aufgebaut ist. Wichtig ist auch, mit den Kunden zusammen die Datenprobleme zu besprechen und zusammen eine Lösung zu finden.

3. Klassifizierung von Lieferanten und Ausgaben

Nachdem die verschiedenen Datenextraktionen konsolidiert sind, erfolgt eine zusätzliche Anreicherung der Daten durch Klassifizierung. Das Ausgabevolumen wird nach Warengruppenkategorien bzw. Unterkategorien klassifiziert, während Lieferanten nach Lieferantgruppen wie z.B. UNSPSC gruppiert werden.
Die Klassifizierung erfolgt häufig nach unternehmensspezifischen Kategorien, die für das Ziel des Projektes geeignet sind. Hier bieten Softwarelösungen und insbesondere die Erfahrung von erfahreneren Beratern der Procurement & Analytic Solutions Practice Abhilfe. Folglich ist es wichtig den Beitrag von Käufern und Experten des Kunden zu berücksichtigen, deren Erfahrungen einen wesentlichen Beitrag zur Klassifizierung liefern.
Diese Aufbereitung der Daten ermöglicht sowohl unseren Kunden als auch uns, durch Drill-Down-Funktionen in allen drei Dimensionen – Lieferant, Warengruppe und Kostenstelle – die Ausgabendaten detailliert zu analysieren, um Kostensenkungspotenziale zu identifizieren.

4. Finale Auswertung der Daten und Aufbau von maßgeschneiderten Reporten

Nun kann eine Ausgabengrundlinie definiert werden und das Spend nach „Addressable“ und „Non-Addressable“ klassifiziert werden. Verschiedene Reporte sind also erstellt und verteilt, normalerweise nach Warengruppenkategorien. Diese Reporte bilden die Grundlage der Analysen, auf die die verschiedenen Strategien für die Verbesserung der Beschaffungsfunktion basieren.

Am Ende der Analyse wurde der erste Schritt zur Transformation von der Beschaffungsorganisation geschafft. Durch die Ausgabentransparenz, die die Spend-Cube Analyse zulässt, hat ein Unternehmen die Möglichkeit, zielgerichtet Maßnahmen zur Beschaffungsoptimierung zu planen wie die Verbesserung der Beschaffungsqualität, die Erhöhung der Lieferantenzuverlässigkeit und die Verringerung der operativen Beschaffungskosten.

¹Der UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) ist ein international eingesetztes Klassifikationssystem der Warenwirtschaft. Das UNSPSC-System wird im E-Procurement zur unternehmensübergreifenden Klassifikation von Waren und Dienstleistungen aller Art verwendet.